Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок оформления транспортной накладной в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – цифровой аналог соответствующего бумажного документа. Она позволяет подтвердить факт перевозки грузов автотранспортом, расходы на логистику и транспортные услуги. С 1 сентября 2022 года организации и ИП могут самостоятельно выбирать, в каком виде оформлять товарные накладные, но уже с 2024 года запланирован полный отказ от бумажного формата.
Электронная транспортная накладная – что это?
Электронная транспортная накладная – это аналог бумажной транспортной накладной. Этот документ служит для оформления автомобильных грузоперевозок по России.
ЭТрН выполняет следующие функции:
-
Подтверждает заключение договора грузоперевозки.
-
Подтверждает правомерность перевозки.
-
Служит основанием для расчётов за перевозку груза автотранспортом.
-
Подтверждает расходы на автоперевозку.
ЭТрН содержит информацию:
-
об участниках перевозки, условиях договора, грузе и водителе, а также о сопроводительных документах (от грузоотправителя);
-
о приёме груза и его сдаче грузополучателю (от перевозчика);
-
о приёме груза, его характеристиках, а также обстоятельствах приёмки (от грузополучателя).
Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Транспортная накладная — это электронный перевозочный документ (ЭПД), предназначенный для оформления перевозки грузов. Он подтверждает наличие договора на транспортные услуги, а также расходы на организацию логистических процессов.
Основные разделы ЭТрН содержат следующие сведения:
- об участниках перевозки, условиях договора, грузе и водителе, а также о сопроводительных документах (от грузоотправителя);
- о приёме груза и его сдаче грузополучателю (от перевозчика);
- о приёме груза, его характеристиках, а также обстоятельствах приёмки (от грузополучателя).
Из чего состоит электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Форма электронной транспортной накладной состоит из 8 файлов обмена (титулов):
- четыре обязательных — формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
- два опциональных — грузоотправитель и перевозчик заполняют их, когда хотят использовать документ в качестве первичного учётного и в дальнейшем не заполнять УПД;
- два дополнительных — заполняются, если происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства.
В таблице наглядно представлено, какие сведения включает тот или иной титул, на каком этапе оформляется и кем подписывается.
| Этап | Номер титула | Кто подписывает | Какие сведения включает |
|---|---|---|---|
| Обязательные титулы транспортной накладной | |||
| Погрузка | 1 | Грузоотправитель | О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах |
| 2 | Перевозчик | О состоянии груза на его приёме к перевозке | |
| Выгрузка | 3 | Грузополучатель | О приёме товара от перевозчика, состоянии груза |
| 4 | Перевозчик | О сдаче груза получателю | |
| Опциональные титулы транспортной накладной | |||
| Фиксация стоимости | 5 | Перевозчик | О финальной стоимости перевозки |
| 6 | Грузоотправитель | ||
| Дополнительные титулы | |||
| 7 | Перевозчик | Об изменении грузополучателя либо его адреса | |
| 8 | Перевозчик | О смене водителя или транспортного средства |
Как обмениваться транспортными накладными через ЭДО
Схемы обмена ЭТрН зависят от оператора ЭДО и текущих настроек сервиса. Дадим описание самого простого алгоритма документооборота с электронной транспортной накладной:
- Грузоотправитель создаёт ЭТрН в своей учётной системе или специальном сервисе, заверяет соответствующий титул УКЭП и передаёт его через оператора в ГИС ЭПД.
- После проверки ЭТрН направляется перевозчику и получателю груза.
- Перевозчик подтверждает, что водитель принял груз, с помощью УКЭП.
- Получатель принимает груз и подписывает свой титул УКЭП.
- Перевозчик подтверждает передачу груза.
- Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика УКЭП и завершает документооборот.
- Участники перевозки могут просматривать и скачивать из сервиса оператора оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.
Как заполнить 1 раздел
Первый раздел полностью посвящен товару, упаковке. Вся подробная информация для заполнения находится у грузоотправителя. Нужно указать:
- Номенклатурный номер продукции. Это – не обязательный реквизит. Он вносится в том случае, если на предприятии ведется подобный учет.
- Графы «Артикул» и «Номер прейскуранта» также не являются обязательными. Их можно пропустить, если данные отсутствуют.
- Графа «Количество» обязательна для заполнения. Сюда вносится информацию отдельно по каждому виду товара.
- Обязательными являются: указание наименование каждого товара, цена за единицу, единица изменения. Продукция может изменяться в килограммах, тоннах, штуках, упаковках и т.д.
Сколько экземпляров транспортной накладной нужно составить?
10. Транспортная накладная составляется (формируется) на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве.
Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
…
В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
Минимальное количество накладных — 3 экземпляра (для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика). Если автомобиль выполняет несколько аналогичных перевозок, то для них допускается составить одну накладную.
Четвертый экземпляр накладной может быть составлен для бухгалтерии грузоотправителя, если это необходимо.
12. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется (формируется) такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.
Если груз перевозится на нескольких транспортных средствах, то количество накладных должно соответствовать количеству транспортных средств. Причем каждая из накладных должна быть в 3-х экземплярах.
В чём разница между ТН и ТТН
Многие ошибочно считают, что ТТН и ТН являются синонимами. Это два дополняющих друг друга документа, но каждый из них является самостоятельным видом официальной бумаги. Товарно-транспортная накладная имеет следующие отличительные особенности:
- оформляется с целью контролировать перемещение товара от производителя до конечного получателя;
- наличие ТТН в составе сопроводительных документов снимает любые возможные вопросы при проверке перевозчика представителями контролирующих служб, ДПС;
- ТТН выступает как основа для оплаты за услугу по перевозке груза;
- документ содержит в себе два основных раздела;
- первый раздел товарный, и в нём представлены сведения о грузе;
- второй раздел транспортный, где вносят данные о транспортировочном процессе;
- если возникают какие-либо изменения, корректировать ТТН должен грузоперевозчик;
- ТТН всегда оформляется в 4 экземплярах.
Как происходит обмен ЭТрН?
Всё достаточно просто:
-
Грузоотправитель создаёт электронную транспортную накладную в своей учётной системе. В транспортной накладной он подписывается КЭП и передаёт её в систему ЭДО. Данные документа становятся доступными транспортной компании, водителю, а также грузополучателю.
-
Водитель принимает груз и подтверждает приёмку, подписывая документ. Подпись водителя в транспортной накладной может быть простой (ПЭП).
-
Грузополучатель принимает груз, подтверждает приёмку, подписывая документ КЭП.
-
Водитель подтверждает отгрузку, снова подписывая документ ПЭП.
-
Транспортная компания завершает оформление, подписывая документ КЭП.
Кто составляет и оформляет транспортную накладную
Составление транспортной накладной входит в зону ответственности отправителя товарно-материальных ценностей. Допустимо в процессе оформления документа указать одну или несколько товарных партий, когда объекты планируют транспортировать одним маршрутом в общем кузове автомобиля. Если доставка груза предполагает использование определенного количества транспортных средств, то необходимо подготовить соответствующее число транспортных накладных.
Требование относительно оформления документации в трех экземплярах обусловлено количеством получателей:
- отправитель груза;
- транспортная компания;
- получатель груза.
В процессе заполнения документации информацию вносят во все разделы. Исключением служат те пункты, которые сопровождены отметкой «при необходимости». Если какие-либо данные отсутствуют для того или иного типа перевозимых объектов, допустимо заменить текст на прочерк. Подпись в накладной проставляют получатели экземпляров документа, либо их законные представители по доверенности.
Транспортная накладная: когда применяется?
Транспортная накладная применяется в следующих случаях:
- При осуществлении внутригородской или междугородней перевозки товаров;
- При транспортировке грузов по железной дороге, автомобильным, водным или воздушным транспортом;
- При перемещении товаров через границу;
- При организации международной доставки товаров.
Транспортная накладная содержит следующую информацию:
- Данные об отправителе и получателе груза;
- Описание и количество товаров;
- Вес и объем груза;
- Способ упаковки и маркировки товаров;
- Маршрут и сроки доставки;
- Условия хранения и охраны груза;
- Данные о транспортном средстве и водителе;
- Подписи отправителя, получателя и даты оформления накладной.
Порядок заполнения товарно транспортной накладной
Вот основные этапы заполнения товарно транспортной накладной:
1. Заголовок. В самом верху документа указывается название документа – «Товарно транспортная накладная», а также указывается номер и дата составления документа.
2. Информация о грузоотправителе и грузополучателе. В накладной указывается наименование, адрес и контактные данные грузоотправителя и грузополучателя. Необходимо указать полные и точные сведения, чтобы груз был доставлен в нужное место и к нужному лицу.
3. Сведения о транспортном средстве. Указывается марка, модель и номер транспортного средства, которым будет осуществляться доставка груза. Если используется несколько транспортных средств, их сведения также должны быть указаны.
4. Сведения о грузе. В этом разделе указывается полная информация о грузе: наименование, количество, вес, объем, стоимость и другие характеристики. Если груз делится на несколько единиц, необходимо указать также каждую отдельную единицу.
Общие условия к заполнению ТН
- Все разделы транспортной накладной заполнять обязательно, за исключением случаев, когда раздел имеет отметку «(при необходимости)» или «(при наличии)». Если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) транспортной накладной, в них могут быть поставлены прочерки
- Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой. Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.
- Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, которая оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронной транспортной накладной по форме согласно приложению N 4 к Постановлению 2116
- Транспортная накладная подписывается грузоотправителем (лицом, осуществляющим погрузку груза в транспортное средство), грузополучателем (уполномоченным им лицом) и перевозчиком (водителем). Водителю не допускается действовать от имени двух сторон договора перевозки.
- Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
- В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
- К реквизитам, которые необходимо указать в разделах 1 «Грузоотправитель», 1а «Заказчик услуг, связанных с перевозкой груза (при наличии)», 2 «Грузополучатель», 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии), 6 «Перевозчик», 7 «Транспортное средство», 8 «Прием груза», 9 «Переадресовка» (при наличии), 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)» относятся:
— для юридического лица — полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона;
— для физического лица — фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
При этом если в разделе 8 «Прием груза» лицо, осуществившее погрузку груза (лицо — владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 «Грузоотправитель», на бумажном носителе в реквизитах указывается только наименование. - К реквизитам, которые необходимо указать в отношении подтверждающих (сопроводительных) документов, относятся ИНН составителя документа, наименование документа, дата и номер документа.
- В случае замены транспортного средства, указанного в транспортной накладной, и (или) водителя перевозчик уведомляет стороны договора перевозки о такой замене, о ее причинах до момента подачи транспортного средства под выгрузку, если иное не предусмотрено договором перевозки, с указанием в транспортной накладной дополнительных сведений о произведенных заменах в составе информации, предусмотренной разделами 6 «Перевозчик» и (или) 7 «Транспортное средство»
- В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении бумажной транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021, Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33):
1) ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
2) вносят корректную запись;
3) делают оговорку «исправлено» и указывают дату исправления;
4) заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц). - Масса груза определяется следующими методами:
а) взвешивание (определение разницы между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой по общей массе или взвешиванием поосно);
б) расчет на основании данных геометрического обмера согласно объему загружаемого груза и (или) технической документации на него и (или) данных измерительных приборов, имеющих регистрацию как средство измерения и прошедших периодическую поверку в соответствии с Федеральным законом «Об обеспечении единства измерений».
Порядок использования электронных транспортных накладных
В схеме обмена ЭТрН присутствуют четыре участника: продавец, покупатель, государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИСЭПД), а также ИС ЭПД – оператор ЭДО, который предоставляет продавцу доступ к сервису электронных перевозочных документов.
Само взаимодействие выглядит следующим образом:
Такая схема позволяет контролировать все стадии грузоперевозок в режиме реального времени.
Доступ к информации из ГИС ЭПД могут получить федеральные органы исполнительной власти через систему межведомственного электронного взаимодействия или национальную систему управления данными. Речь идет о МВД, Минтрансе, ФНС, Ространснадзоре и Минцифры.
Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат
Формат электронной транспортной накладной и принципы ее заполнения
Форма ЭТрН и сопроводительной документации утверждены приказом ФНС, а порядок движения документа между участниками грузоперевозок – постановлением Правительства. По сути, оба документа – это технические сведения, предназначенные для операторов ИС ЭПД, разработчиков и программистов.
Бухгалтерам, предпринимателям и другим заинтересованным лицам разбираться в технических деталях не нужно: ИС ЭПД откроет нужную форму, выделит обязательные для заполнения поля, подсветит ошибки и даже даст совет по их исправлению. Все реквизиты в ЭТрН заполняют так же, как и в бумажном документе.
Электронная транспортная накладная – это восемь титулов (разделов):
Рассмотрим подробнее процедуру заполнения в зависимости от этапа грузоперевозок:
Если перевозка простая: продавец передал товар перевозчику, тот довез его до покупателя и передал с рук на руки, то заполнить нужно будет только первые четыре титула. Если же нужно будет сменить водителя, оформить частичную приемку товара грузополучателем, то придется заполнять и другие разделы.
Новый бланк транспортной накладной
Изменения в составе транспортной накладной:
- Количество разделов ТН сокращено с 17 до 12. Исключённые разделы: «Прочие условия», «Оговорки и замечания перевозчика», «Информация о принятии заказа к исполнению».
- Добавлен раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в руб. (при необходимости)». Он заполняется, если ТН используется как первичный документ для учёта.
В разделе 12 нужно указать:
- стоимость услуг перевозки без налога
- ставку и сумму налога, выставленного покупателю
- стоимость услуг перевозки с учётом налога
- сведения об ответственных лицах за оформление фактов хоздеятельности со стороны перевозчика и грузоотправителя.
Важно: все строки ТН обязательны для заполнения. Исключение составляют случаи, когда в бланке есть соответствующая отметка «(при необходимости)».
Какие бывают товарно-транспортные накладные?
Разработано и внедрено в постоянную работу сразу несколько основных наименований и категорий товарно-транспортных накладных. Бумаги отличаются представленной формой. Главная юридически закрепленная стандартами форма имеет индивидуальный классификационный номер 1‑Т . Документ разработан в рамках реализации государственного проекта по регулированию и официально утверждена профильным комитетом по статистике еще в 1997 году. Номер принятого постановления — 78. Документ применяется для обращения с большинством товаров. Дополнительно предусмотрены актуальные наименования и профильные формы ТТН, основной задачей которых выступает проведение полноценного оформления необходимых в транспортной сфере операций в рамках осуществления приемки, а также складской отправки разных типов продуктов питания со строгим указанием основных наименований с учетом происхождения и особенностей перевозки в зависимости от регламентированного расстояния. Традиционные формы ранее уже были официально утверждены специальным постановлением пограничных органов.
В 2011 году государственными органами было установлено официальное решение о применении в работе нового обновления ТТН. Введение в деятельность профильных компаний и перевозчиков регламентировано ключевыми Правилами по реализации перевозок грузов с применением автомобильной техники. Соответствующее постановление было узаконено и полностью утверждено Правительством. В тексте профильного документа отмечается строгое согласование факта комплексного заключения двустороннего договора в случаях проведения доставки грузов разных типов. Особенностью документа стало удаление специальных полей с отметками списания или проведения оприходования профильной продукции. ТТН регламентированного стандарта 1997 и 2011 годов сегодня применяются компаниями в равной степени.
Новые требования к описанию груза
Согласно обновленным правилам оформления транспортной накладной в 2024 году, внесены новые требования к описанию груза. Эти требования помогут более точно и полно описывать перевозимые товары, что существенно упростит процесс их транспортировки.
Во-первых, каждая позиция товара должна быть однозначно идентифицирована в транспортной накладной. Это означает, что описание груза должно включать в себя его наименование, характеристики, артикул, вес и размеры. Также необходимо указать страну происхождения товара, особенности упаковки и прочую релевантную информацию.
Во-вторых, описание груза должно быть представлено в четкой и структурированной форме. Для этого рекомендуется использование таблицы, где каждая колонка будет содержать конкретную информацию о товаре. Это позволит операторам и контролирующим органам быстро и легко обрабатывать информацию о грузе и установить его соответствие желаемым характеристикам.
В-третьих, в описании груза должны быть указаны особые условия перевозки, если таковые есть. Например, если груз требует особого температурного режима, необходимо указать требуемую температуру и условия, при которых груз должен быть хранен и транспортирован.
Обратите внимание, что данные требования являются обязательными и нарушение их может повлечь за собой штрафные санкции и задержку в доставке товаров. Поэтому рекомендуется внимательно изучить новые правила и аккуратно описывать груз в транспортной накладной.