Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление транспортной накладной в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – цифровой аналог соответствующего бумажного документа. Она позволяет подтвердить факт перевозки грузов автотранспортом, расходы на логистику и транспортные услуги. С 1 сентября 2022 года организации и ИП могут самостоятельно выбирать, в каком виде оформлять товарные накладные, но уже с 2024 года запланирован полный отказ от бумажного формата.
Когда и для чего оформляют электронные транспортные накладные
Электронную транспортную накладную оформляют при любых грузоперевозках, за исключением двух случаев:
- Доставку выполняет сам продавец без привлечения сторонних перевозчиков. Причем, стоимость доставки включена в стоимость товара, а передача права собственности на груз происходит на складе покупателя.
- Покупатель самостоятельно доставляет товар до места назначения, не привлекая к этому продавца.
Объективно, для бизнеса переход на электронный вариант перевозочных документов выгоден по нескольким причинам:
- документ нельзя потерять, он обязательно дойдет до контрагента в неизменном виде;
- сокращение издержек, связанных с созданием, хранением и пересылкой бумажной документации;
- быстрые взаиморасчеты благодаря ускоренному обмену данными;
- прозрачность грузоперевозок – система фиксирует каждый шаг от отправки груза до его получения.
Из чего состоит электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Форма электронной транспортной накладной состоит из 8 файлов обмена (титулов):
- четыре обязательных — формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
- два опциональных — грузоотправитель и перевозчик заполняют их, когда хотят использовать документ в качестве первичного учётного и в дальнейшем не заполнять УПД;
- два дополнительных — заполняются, если происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства.
В таблице наглядно представлено, какие сведения включает тот или иной титул, на каком этапе оформляется и кем подписывается.
| Этап | Номер титула | Кто подписывает | Какие сведения включает |
|---|---|---|---|
| Обязательные титулы транспортной накладной | |||
| Погрузка | 1 | Грузоотправитель | О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах |
| 2 | Перевозчик | О состоянии груза на его приёме к перевозке | |
| Выгрузка | 3 | Грузополучатель | О приёме товара от перевозчика, состоянии груза |
| 4 | Перевозчик | О сдаче груза получателю | |
| Опциональные титулы транспортной накладной | |||
| Фиксация стоимости | 5 | Перевозчик | О финальной стоимости перевозки |
| 6 | Грузоотправитель | ||
| Дополнительные титулы | |||
| 7 | Перевозчик | Об изменении грузополучателя либо его адреса | |
| 8 | Перевозчик | О смене водителя или транспортного средства |
Кто обязан применять электронные транспортные накладные
Обязанность переходить на ЭТрН законом пока не установлена. Применять электронные транспортные накладные в работе можно по желанию. Но следует помнить, что если контрагенты обмениваются перевозочными документами в электронном неформализованном виде, то они должны перейти на утверждённые форматы ЭПД.
Например, два контрагента когда-то договорились обмениваться транспортными накладными в электронном виде. Для того чтобы представить эти документы проверяющим органам, они обязаны были дублировать их в бумажном виде. Теперь, когда ЭТрН есть в формализованном виде в ГИС ЭПД, контрагенты обязаны обмениваться ими через ИС ЭПД либо оформлять только на бумаге. Если документы будут оформлены в электронном виде, но не по формату, у ФНС и других проверяющих органов возникнут вопросы.
Как заполнить 1 раздел
Первый раздел полностью посвящен товару, упаковке. Вся подробная информация для заполнения находится у грузоотправителя. Нужно указать:
- Номенклатурный номер продукции. Это – не обязательный реквизит. Он вносится в том случае, если на предприятии ведется подобный учет.
- Графы «Артикул» и «Номер прейскуранта» также не являются обязательными. Их можно пропустить, если данные отсутствуют.
- Графа «Количество» обязательна для заполнения. Сюда вносится информацию отдельно по каждому виду товара.
- Обязательными являются: указание наименование каждого товара, цена за единицу, единица изменения. Продукция может изменяться в килограммах, тоннах, штуках, упаковках и т.д.
Как происходит обмен ЭТрН?
Всё достаточно просто:
-
Грузоотправитель создаёт электронную транспортную накладную в своей учётной системе. В транспортной накладной он подписывается КЭП и передаёт её в систему ЭДО. Данные документа становятся доступными транспортной компании, водителю, а также грузополучателю.
-
Водитель принимает груз и подтверждает приёмку, подписывая документ. Подпись водителя в транспортной накладной может быть простой (ПЭП).
-
Грузополучатель принимает груз, подтверждает приёмку, подписывая документ КЭП.
-
Водитель подтверждает отгрузку, снова подписывая документ ПЭП.
-
Транспортная компания завершает оформление, подписывая документ КЭП.
Правила заполнения транспортной накладной
Форма транспортной накладной разделена на смысловые части, поэтому заполнение документа будем рассматривать в соответствии с этими частями:
| Раздел | Заполнение |
| Транспортная накладная | Содержит информацию о самой накладной: — дату составления; — номер; — номер экземпляра. Накладная составляется в трех экземплярах, на каждом из которых должен быть свой номер. |
| Заказ (заявка) | Вводятся дата и номер заявки на перевозку груза. |
| 1. Грузоотправитель | Заполняется информация об организации или физическом лице, которое отправляет груз. В данном разделе нужно ввести наименование организации или ФИО физического лица, номер ИНН, адрес и номер телефона. |
| 1а. Заказчик услуг по организации перевозки груза | Заполняется в случае необходимости. |
| 2. Грузополучатель | Заполняется информация об организации или физическом лице, которому будет доставлен груз. |
| 3. Груз | В этом разделе вводится подробная информация о грузе (название, количество мест, маркировка, масса, объем и т.п.) |
| 4. Сопроводительные документы на груз | Заполняется в случае необходимости. |
| 5. Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки | В данном разделе вводятся требования, которые должны быть соблюдены при перевозке груза. Например, в данном разделе могут быть указаны условия, необходимые для выполнения требований законодательства.. |
| 6. Перевозчик | Заполняется информация об организации или физическом лице, которое будет перевозить груз (перевозчик, транспортная компания). |
| 7. Транспортное средство | Информация об автомобиле, который будет перевозить груз. |
| 8. Прием груза | Часть данного раздела заполняется при составлении накладной (место погрузки и планируемое время погрузки). Вторая часть раздела должна быть заполнена непосредственно при погрузке (дата и время прибытия и убытия, масса груза). То есть при остановке грузовика полицейскими раздел 8 уже должен быть заполнен полностью. |
| 9. Переадресовка | Заполняется в случае необходимости. |
| 10. Выдача груза | Часть данного раздела заполняется при составлении накладной (место выгрузки и планируемое время выгрузки). Вторая часть раздела должна быть заполнена непосредственно при выгрузке. То есть при остановке сотрудниками ГИБДД данный раздел должен быть заполнен частично. |
| 11. Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков | Таблица заполняется в случае необходимости. |
| 12. Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях | Заполняется в случае необходимости. |
Оформление транспортной накладной
Транспортная накладная является важным документом при перевозке грузов. Она содержит информацию о грузе, его отправителе и получателе, а также условиях перевозки. Оформление транспортной накладной требует соблюдения определенных правил и стандартов.
Перед началом оформления транспортной накладной необходимо убедиться, что все данные о грузе указаны корректно. Важно указать точное наименование груза, его количество, вес и размеры. Также необходимо указать информацию о отправителе и получателе груза, включая их полные названия, адреса и контактные данные.
Оформление транспортной накладной может быть выполнено в форме бумажного документа или в электронном виде. В случае бумажного документа, его необходимо заполнить аккуратно и четко, используя читабельный шрифт. Если же транспортная накладная оформляется в электронном виде, следует использовать специализированное программное обеспечение или онлайн-сервисы.
Для удобства и наглядности в транспортной накладной можно использовать списки, таблицы или выделенные текстовые блоки. Например, в списке можно перечислить каждый отдельный элемент груза, указав его наименование, количество и вес. В таблице можно указать информацию о разных типах груза или условиях доставки.
Особенности заполнения
При заполнении транспортной накладной необходимо учесть несколько особенностей.
- Информация о грузоотправителе и грузополучателе. В транспортной накладной необходимо указать полные данные о грузоотправителе и грузополучателе, включая наименование организации, почтовый адрес и контактные телефоны.
- Описание груза. Важно подробно описать груз, указать его характеристики, вес, объем, количество и единицы измерения.
- Упаковка груза. В транспортной накладной следует указать информацию о упаковке груза, включая тип упаковки, количество упаковок и их общий вес.
- Маркировка груза. Если груз требует маркировки, то в накладной необходимо указать соответствующую информацию о маркировке и ее расположении на упаковке.
- Информация о перевозчике. Важно указать наименование перевозчика, его адрес, контактные данные и номер договора перевозки.
- Информация о транспортном средстве. В накладной следует указать марку, государственный регистрационный знак и номер транспортного средства, а также информацию о водителе.
- Подписи и печати. Необходимо предусмотреть место для подписей и печатей грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
Соблюдение всех вышеуказанных особенностей поможет корректно заполнить транспортную накладную и избежать возможных ошибок и недоразумений при перевозке груза.
Важные данные и их размещение
Оформление транспортной накладной требует предоставления определенной информации. Основные данные, которые должны быть указаны в накладной, включают следующие:
- Отправитель и получатель: в накладной должны быть указаны полные наименования и адреса отправителя и получателя груза. Это необходимо для точной идентификации сторон, между которыми осуществляется перевозка.
- Описание груза: в накладной необходимо указать детальное описание груза, включая его характеристики, количество и вес. Это позволит доставщику правильно оценить объем работ и выбрать подходящий транспорт для перевозки.
- Условия доставки: в накладной следует указать требования к доставке груза, такие как сроки, контроль температуры или особые условия хранения. Это поможет убедиться, что груз будет доставлен в соответствии с требованиями отправителя.
- Таможенная информация: при перевозке груза через границу необходимо предоставить таможенную информацию, такую как номер товарной позиции, стоимость груза, страна происхождения и другие документы, требуемые таможней.
Важно размещать данные в накладной таким образом, чтобы они были четко видны и легко читаемы. Рекомендуется использовать таблицы или списки для структурирования информации. Также можно выделять ключевые данные с помощью жирного шрифта или курсива, чтобы сделать их более выразительными и удобными для восприятия.
Когда нужно оформлять транспортную накладную
Транспортной накладной называют первичный документ, оформляемый отправителем груза с целью подтверждения договорных обязательств о перемещении товарно-материальных ценностей получателю. Документацией данного формата сопровождают любые междугородние перевозки. С помощью накладной фиксируют характеристики сделки. Документ состоит из определенного количества разделов.
При условии заполнения 12 пункта транспортной накладной допустимо использовать ее в качестве подтверждения расходов с последующим занесением информации в бухучет. В случае утраты, некорректного оформления или отказа в распечатке документа вышеуказанную процедуру можно реализовать с помощью договора, счет-фактуры или квитанций. Оформление транспортной накладной обязательно при заказе грузоперевозок у сторонней компании, то есть перевозчика.
Что это за документы?
Товаротранспортная накладная 2024 включает в себя следующую информацию:
- Номер и дата накладной: уникальный идентификатор и дата составления документа;
- Отправитель и получатель: данные об отправителе груза и получателе, включая название организации, адрес и контактные данные;
- Место загрузки и разгрузки: информация о месте, где происходит погрузка и выгрузка товаров;
- Транспортное средство: сведения о транспортном средстве, которое будет использоваться для перевозки груза;
- Товары и их характеристики: описание перевозимых товаров, включая наименование, количество, вес, объем и прочие характеристики;
- Стоимость перевозки: информация о стоимости услуг по перевозке груза;
- Подписи и печати: подписи и печати отправителя и получателя, подтверждающие согласие с условиями и деталями перевозки.
Для успешного осуществления транспортировки грузов по новым правилам ТТН 2024, необходимо соблюдать определенные сроки. Ознакомьтесь с основными моментами, чтобы избежать штрафов и задержек в доставке.
Сроки составления и оформления ТТН
С 1 января 2024 года все отправители обязаны составлять и оформлять Товарно-транспортные накладные в электронной форме. ТТН составляется до отправления груза и оформляется на портале «Единый Центр Размещения Товарно-транспортных Накладных». Срок оформления ТТН – не позднее, чем за 2 часа до предполагаемого отправления груза.
Сроки предоставления информации о грузе и транспортном средстве
Ранее полностью заполнять накладную необходимо было на этапе оформления и до отправления груза. Теперь отправитель обязан предоставить информацию о грузе и транспортном средстве не позднее, чем за 4 часа до предполагаемого отправления груза. Это позволит совершить все необходимые проверки и предотвратить нарушения.
Сроки хранения ТТН
После получения груза получатель обязан сохранить ТТН в бумажной или электронной форме в течение 3 лет. Это связано с необходимостью представления ТТН в случаях проверки и контроля груза. Убедитесь, что вы заботитесь о сохранности документации, чтобы избежать дополнительных проблем.
ТН или ТТН: какой документ выдавать?
Транспортная накладная (ТН) является одним из самых распространенных документов при транспортировке грузов. Она заполняется отправителем и предоставляется перевозчику для того, чтобы удостовериться в правильности доставки груза. В транспортной накладной указываются данные о грузе, отправителе и получателе, а также условиях доставки.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) является еще одним документом, который подтверждает передачу груза от отправителя к получателю. ТТН заполняется на основе данных из ТН, а также содержит информацию о товаре, его количестве и стоимости. Данный документ также используется для расчета стоимости доставки и предоставляется вместе с грузом при получении.
Определение, какой документ выдавать – ТН или ТТН, зависит от ряда факторов. Во-первых, стоит обратить внимание на законодательство страны, в которой будет осуществляться перевозка. Некоторые страны требуют использовать именно ТТН для учета и контроля груза. Во-вторых, необходимо учитывать требования и пожелания отправителя и получателя груза. Каждый из документов имеет свои особенности и может быть более удобным в определенных случаях.
Поэтому, при выборе документа для заполнения следует руководствоваться требованиями законодательства и учитывать комфорт и удобство всех сторон транспортировки груза. В конечном итоге, важно обеспечить правильное и беспрепятственное перемещение груза от отправителя к получателю.
Порядок заполнения товарно транспортной накладной
Вот основные этапы заполнения товарно транспортной накладной:
1. Заголовок. В самом верху документа указывается название документа – «Товарно транспортная накладная», а также указывается номер и дата составления документа.
2. Информация о грузоотправителе и грузополучателе. В накладной указывается наименование, адрес и контактные данные грузоотправителя и грузополучателя. Необходимо указать полные и точные сведения, чтобы груз был доставлен в нужное место и к нужному лицу.
3. Сведения о транспортном средстве. Указывается марка, модель и номер транспортного средства, которым будет осуществляться доставка груза. Если используется несколько транспортных средств, их сведения также должны быть указаны.
4. Сведения о грузе. В этом разделе указывается полная информация о грузе: наименование, количество, вес, объем, стоимость и другие характеристики. Если груз делится на несколько единиц, необходимо указать также каждую отдельную единицу.
Ответственность за искажение транспортной накладной
За указание ложных сведений или отсутствие обязательной информации в ТН о свойстве груза, его массе, состоянии, габаритах, степени опасности, а также о необходимых мерах предосторожности при перевозке грозит наказание. Его размер определяется законом №259-ФЗ от 8 ноября 2007 года «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Ответственность за ложную информацию в транспортной накладной или непредоставление необходимых сведений несет грузоотправитель. За совершение данного нарушения грозит штраф в размере 20% от провозной платы. Кроме того, отправитель должен будет возместить ущерб, нанесенный перевозчику.
Водителю грозит штраф в размере 500 рублей за транспортировку груза без ТН в соответствии со ст. 12.3 КоАП (часть 2).
Правила заполнения ТН для перевозчика
Далее рассмотрим, как заполнить транспортную накладную (образец для перевозчика).
От компании, занимающейся перевозкой, требуется заполнить разделы с 8 по 11, 13, 15 и 16. Он также подписывается под разделом 6 — подтверждая приём груза и под разделом 7 — подтверждая сдачу.
Раздел 8. Данное поле заполняется информацией, касающейся требований перевозки. Говоря конкретнее, здесь прописываются признаки утраченного груза, размер платы за хранение, санкции за невывоз груза, задержку и прочее. Поле можно оставить пустым, тогда условия будут определяться по общим правилам Устава автомобильного транспорта.
Раздел 9. Здесь заполняется дата приёма заказа, ФИО, должность и подпись принявшего заказ сотрудника.
В разделе 10 прописываются данные о перевозчике (по типу сведений об отправителе): полное название организации или ФИО физлица, ИНН, адрес, контакты. В дополнительной графе — данные водителя.