Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выписка из документа оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.
Что собой представляет выписка?
В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:
- Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.
- Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.
Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.
Для чего запрашивают выписки из договоров
Выписка из договора — это копия части документа, которая заверена уполномоченным лицом. Она необходима для подтверждения наличия либо отсутствия тех или иных условий, содержащихся в тексте соглашения. Ситуации, в которых возникает необходимость ее предоставить:
- подтверждение работником места работы, размера заработной платы для оформления кредита в банке;
- контролирующим органам при проведении ими проверок для установления фактов, имеющих юридическое значение;
- суду и органам предварительного расследования для получения доказательств по находящимся в их производстве делам;
- контрагентам при заключении субдоговоров, иные ситуации.
Как правильно оформить выписку из документа образец
Выписка часто запрашивается этими лицами:
- Бывшие сотрудники.
- Сотрудники, работающие в компании.
- Контрагенты.
- Клиенты.
- Пенсионный фонд.
- Налоговая.
Как правило, выписки запрашиваются именно государственными органами.
В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах:
- подлинник (оригинал);
- копия;
- выписка.
Подлинник документа – это первоисточник, главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров. Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.
Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью.
Выписка из документа – это повтор какой-то части документа, которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.
Внимание!
Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы.
Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика. При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.
Требования к оформлению выписки из документа
Некоторые ведомства устанавливают жесткие требования к оформлению выписки из отдельных документов, но для частной компании эти требования необязательны. Достаточно будет учесть главные принципы формирования этого типа документа.
Обратите внимание, что на выписке из документа секретарь должен указать номер и дату внутренней регистрации оригинала документа, на который оформляется выписка. Также помните, что личная подпись руководителя или автора документа не нужна для оформления выписки.
Выписки подразделяются на эти разновидности:
- Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
- Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Нет закона, который ограничивал бы срок действия выписки. Следовательно, она может считаться бессрочной.
Не установлен также порядок хранения документа. Как правило, копия хранится в личном деле. Не оговорен также срок хранения документа в компании. Обычно этот срок соответствует сроку хранения личного дела сотрудника.
Образец выписки из штатного расписания
Основания для отказа могут быть только достаточно весомыми:
- несоответствие представленных документов и их копий требованиям;
- пакет документов не полный, не соответствует обязательному перечню;
- представленные документы содержат сведения, противоречащие друг другу;
- лицо, выступившее в роли заявителя, не имеет полномочий на получение выписки;
- запрошена выписка по жилому помещению, по которому в данном территориальном органе не имеется сведений.
Отказ должен быть предоставлен в письменном виде с обоснованной причиной, заверенный должностным лицом. При этом при оформлении электронной заявки ответ с отказом придет в форме электронного документа с соответствующей подписью.
Чтобы выписка из роддома стала запоминающимся событием, ее можно сделать оригинальной как самостоятельно, так и привлечь организаторские компании.
Что можно использовать для яркого мероприятия:
- Украсить машину наклейками. В магазинах много разных вариантов – «Спасибо за дочку/сына», «Еду за дочкой/сыном» и подобные. Их нетрудно прикрепить к машине, и также легко снять;
- Закупить много разноцветных воздушных шариков и выпустить их в небо;
- Подобрать красивую музыку для такого случая;
- Украсить подъезд, улицу, квартиру, в частности детскую комнату. В продаже есть разные гелиевые шары с надписями и пожеланиями.
- Дома накрыть праздничный стол.
Снятие с регистрации по месту жительства может осуществляться в добровольном и принудительном порядке. Первый случай подразумевает под собой обстоятельства, когда лицо по собственному желанию хочет выписаться из жилого помещения. Во втором же все происходит в рамках судебного разбирательства.
Прежде всего нужно выяснить, куда обращаться, чтобы выписаться из квартиры. Если процедура проводится в добровольном порядке, необходимо посетить паспортный стол. Как правило, это касается случаев, когда гражданин меняет место жительства и, соответственно, место своей регистрации.
Только после выписки со старого места проживания можно прописаться по новому адресу.
Мероприятия по снятию с учета осуществляются бесплатно, поэтому уплата государственной пошлины за данную услугу не производится.
И все же процесс выписки из квартиры имеет свои нюансы. Например, законодательством не предусмотрены сроки, на протяжении которых лицо обязано сняться с места регистрации. Вместе с тем законом установлено, что по прибытии на новое место проживания гражданин должен зарегистрироваться в нем в течение семи дней.
За нарушение данной нормы предусмотрена административная ответственность. В качестве санкции применяется штраф. Поэтому перед тем, как выписаться из квартиры, нужно заранее собрать требуемый пакет документов, чтобы не затягивать этот процесс.
Ознакомьтесь детальнее, как можно выписаться из жилого помещения.
Пока в паспорте сохраняется регистрационный штамп, считается, что человек проживает по этому адресу, и, следовательно, имеет право пользоваться указанной в прописке жилплощадью.
Чтобы можно было оформить новую регистрацию, в паспортный стол нужно принести следующие документы на выписку из квартиры:
- заявление;
- документ, удостоверяющий личность;
- домовую книгу (при наличии);
- адресный листок убытия (форма № 7);
- листок статистического учета убытия при переезде лица в другую страну.
Этот перечень документов в большинстве случаев является исчерпывающим.
Соискатель должен подать заявление установленного образца по форме № 6. Оно включает в себя следующие сведения:
- название подразделения органа ФМС по месту нахождения жилого помещения, из которого осуществляется выписка;
- ФИО заявителя, дату его рождения;
- паспортные данные заявителя;
- информацию о новом месте жительства;
- подпись заявителя и дату составления документа.
Подается заявление через паспортный стол.
Самостоятельно заполнять его могут лица, достигшие 14-летнего возраста. За несовершеннолетних младше 14 лет документ заполняют родители или законные представители.
Составление и оформление протоколов
Протокол — справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность — принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр протокола:
- постоянные реквизиты «единого» бланка:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ);
- переменные реквизиты «единого» бланка:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20) 1 ;
- подписи (21).
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — окончания. Например: 19-20.09.99.
Что такое выписка из документа и когда ее оформляют
Что такое выписка из документа и когда ее оформляют
Выписка из документации состоит из воспроизведенной части или нескольких частей внутреннего документа, оформленного в письменном виде. Чаще всего такие выписки нужны тогда, когда нельзя передать третьим лицам весь документ. Если ни конфиденциальности, ни объема нет, достаточно копии. Выписка – это с точки зрения исполнителя делопроизводственный аналог копии документа, который оформляется, если есть такая потребность.
Это может быть связано с наличием в нем такой информации, которая составляет для компании коммерческую тайну. Другой случай, когда пригодится выписка, относится к документам большого объема. В этом случае весь документ просто не нужен просителю, а достаточно лишь той части, которая содержит нужную информацию.
При этом сразу же становится понятно, что необходимо получить четкий запрос от сторонней организации или заинтересованного лица, какая информация ему нужна.
Выписки заверяют подписью аналогично копиям документов, о чем должно быть требование в инструкции по делопроизводству компании. Можно предусмотреть разный порядок заверения выписки для внутреннего пользования и для сторонней организации. Во втором случае печать организации обязательно, а в первом можно обойтись остальными реквизитами.
Читайте в электронном журнале:
- Правила формирования дел
- Обращения граждан в архив организации
- Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки
Какие данные копируют из распоряжения об увольнении
Как правильно оформить выписку из приказа? Поскольку речь идет о приказе по личному составу, следует скопировать его распорядительную часть, содержащую сведения о решении руководства, принятом в отношении конкретного сотрудника.
Укажите в документе:
- реквизиты трудового договора — регистрационный номер и дату оформления;
- точную дату и причину его прекращения со ссылкой на соответствующую статью ТК;
- сведения о работнике, с которым заключался договор — фамилию, имя, отчество, структурное подразделение и должность;
- реквизиты документа-основания, в данном случае — написанного сотрудником заявления об увольнении по собственному желанию.
Далее заверьте документ в стандартном порядке. По такой же схеме оформляют выписку из приказа о премировании (образец), приеме на работу, направлении в командировку, переводе на другую должность и других кадровых решениях, касающихся личного состава.
Что собой представляет выписка?
Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.
В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:
- Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.
- Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.
Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.
Разновидности выписок
Выписки подразделяются на эти разновидности:
- Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
- Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:
- О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
- Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
- Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
- Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
- О назначении на должность.
- О назначении премий.
- О командировке.
Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.
Разновидности выписок
Выписки подразделяются на эти разновидности:
- Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
- Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:
- О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
- Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
- Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
- Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
- О назначении на должность.
- О назначении премий.
- О командировке.
Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.
Как делать выписки (выдержки)
Выписка – дословная или документально точная запись частей текста.
Необходимость в выписках возникает в тех случаях, когда интересующему нас вопросу посвящено не все произведение, а лишь какая-то часть, отдельные фрагменты его или когда мы знакомимся с несколькими текстами по данному вопросу. Выписки из текстов применяются при работе с любой книгой, статьей для подготовки доклада, реферата, сочинения.
Выписки необходимо делать точные, заключая в кавычки подлинные слова автора, т.е. оформляя их как цитаты и указывая (лучше в скобках) название произведения, главу, часть, параграф, страницу.
При составлении выписок и ведении записей рекомендуется использовать красную строку, выделение цветом, римские и арабские цифры, буквы алфавита и т.д.
На практике выписка из приказа готовится, когда основной документ обладает большим объемом. При этом требуемые сведения занимают только небольшую часть.
Также выписка составляется, когда требуется частично сохранить конфиденциальность приказа. Издаваемые по организации приказы могут относиться к основной деятельности либо касаться личного состава.
Точно также различаются и выписки из приказов. Основными отличиями при этом становятся следующие моменты:
Приказы по предприятию могут быть весьма пространными. Это не удивительно, поскольку нужно детально рассмотреть все нюансы и подробно регламентировать каждую мелочь.
Это необходимо для предотвращения возникновения в будущем недопонимания, претензий и неясностей со стороны причастных работников.
Иногда работнику требуется официальный документ, чтобы подтвердить сведения из приказа в сторонних инстанциях. При этом предоставление копии приказа не всегда целесообразно.
Во-первых, нужная информация может содержаться всего в паре предложений и изучение нескольких листов приказа не требуется.
Во-вторых, в приказе может содержаться конфиденциальная информация, не предназначенная для третьих лиц. Потому наиболее рациональным считается составление выписки из приказа.
К кому обращаться за получением выписки из приказа
Широко распространена практика, когда на крупных хозяйствующих субъектах создается специальное подразделение, ответственное за выпуск, учет и хранение служебной документации: например, канцелярия или секретариат. Если речь идет о запросе выписок для внутренних целей, то руководитель подразделения обращается с заявлением о выдаче справки непосредственно в канцелярию.
Если в учреждении нет такого отдела, то работодатель назначает ответственного за делопроизводство. Эту функцию может выполнять секретарь или специалист кадровой службы.
Запросы от сторонних организаций поступают на имя руководителя.
ВАЖНО! Работодатель не имеет права отказать в предоставлении выдержек из приказов по запросу от государственных и социальных служб. Нельзя также отказать в составлении выдержки из кадровой документации по письменному заявлению сотрудника.
Особенности составления
Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
- Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
- Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
- Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.
Как ее запрашивает работник
Право на получение документа предусмотрено ТК РФ (ст. 62), п. 7 Правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства №225 от 16.04.2003. Для этого работником подается письменное заявление в свободной форме. Обосновывать необходимость получения сведений от работодателя в таком виде не требуется, и они предоставляются безвозмездно.
Выборка информации различна, что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, которую обозначает в заявлении сотрудник и на чем это основано: работник вправе уточнить, какие сведения ему требуются, например о последнем месте трудоустройства. При выдаче такой справки ответственным лицом указывается «Работает по настоящее время».
Для соблюдения требований ТК РФ предлагаем воспользоваться примером заявления.
Петрову Порфирию Петровичу
от начальника отдела продаж
Иванова Ивана Ивановича
Прошу выдать заверенную выписку из трудовой книжки на основании ст. 62 ТК РФ, содержащую сведения о последних двух местах работы.
Срок ответа на такое заявление составляет три рабочих дня. Закон не ограничивает частоту обращений, каждый сотрудник вправе обратиться с заявлением в любое время и необходимое ему количество раз. За непредоставление или нарушение порядка предоставления информации работодатель несет административную ответственность.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копию трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.
Выдержки из документа «Ведение делопроизводства» ИМ 028-01
Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).
Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.
Но иногда введение в текст цитаты может вызвать затруднения с точки зрения пунктуации. В этой статье мы постараемся вспомнить правила оформления цитат при разных способах включения их в текст.
Еще вопрос: у нас есть отделы, которые сами выпускают приказы. Их подписывают руководители на основании доверенностей, выданных ректором. Регистрируют их отделы каждый у себя. Правильно ли это? Просто потом получается путаница и мы не можем найти некоторые приказы. Нельзя ли их регистрировать в общих наших приказах по основной деятельности?
Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.
Теперь найдите и скопируйте фрагмент текста, описывающий ход обсуждения данного вопроса (если оно было) и принятое по нему решение. Вставьте цитату в выписку, не забыв включить туда нумерацию из основного документа. Здесь же разместите фамилии, инициалы и должности ответственных лиц, подписавших оригинал.
Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
- Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
- Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
- Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.
Выписка – это один из видов копий. Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить. А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.
Выписки составляются по тому же принципу, что и оригиналы документов. То есть, в них должны быть реквизиты фирмы: ее название, ИНН, адрес и телефон.
ВАЖНО! Для создания выписки обычно используется фирменный бланк компании.