Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения уведомлений о сокращении штата». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пока срок хранения документов не истёк, их может запросить налоговая инспекция. Если вы уничтожите первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учёта раньше срока — показывать налоговой будет нечего. За это штрафуют.
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- место составления (издания) документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись уполномоченного лица работодателя.
Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет | |
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; | 50/75 лет ЭПК | |
| б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; | 5 лет (1) | |
| в) о служебных проверках; | 5 лет | |
| г) о направлении в командировку работников; | 5 лет (1) | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 50/75 лет ЭПК | – |
| Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем | 3 года | – |
| Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: | – | |
| а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; | 15 лет | |
| б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; | 5 лет | |
| в) конкурсные бюллетени | 5 лет | |
| Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): | – | |
| а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; | 3 года | |
| б) лиц, не принятых на работу | 1 год | |
| Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации | 5 лет | – |
| Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 3 года (1) | |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года (1) | (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором |
| Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Должностные регламенты (инструкции) работников | 50/75 лет | – |
| Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих | 50/75 лет ЭПК | – |
| Личные дела руководителей и работников организаций (1) | 50/75 лет ЭПК | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации |
| Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) | 50 лет | – |
| Характеристики, справки об объективных сведениях на работников | 5 лет | – |
| Листы собеседования, стажировочные листы водителей | 5 лет | – |
| Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (1) | (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 50/75 лет | – |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год | – |
| Отчеты работников о командировках | 5 лет ЭПК | – |
| Графики отпусков | 3 года | – |
| Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | – |
| Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников | 3 года | – |
| Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет (1) | (1) После снятия с учета |
| Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Кодексы профессиональной этики: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним | 1 год | – |
| Списки: | – | |
| а) членов руководящих и исполнительных органов организации; | Постоянно | |
| б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; | Постоянно | |
| в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; | Постоянно | |
| г) работников, прошедших аттестацию; | 5 лет | |
| д) кандидатов на выдвижение по должности; | До замены новыми | |
| е) совмещающих работу с получением образования; | 5 лет | |
| ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; | 5 лет | |
| з) лиц, выезжающих за границу | 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных: | – | |
| а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; | 50/75 лет | |
| б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); | 50/75 лет | |
| в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; | 50/75 лет | |
| г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; | 5 лет | |
| д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; | 5 лет | |
| е) лиц, подлежащих воинскому учету; | 5 лет | |
| ж) отпусков; | 5 лет | |
| з) прихода и ухода работников, местных командировок; | 1 год | |
| и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; | 50/75 лет | |
| к) выдачи служебных заграничных паспортов | 5 лет |
Этап 8. Подготовить для работника справку со сведениями, ранее направляемыми в ПФР
В соответствии с п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ работодатель обязан передать работнику все сведения, ранее направленные им в ПФР.
Форма документа, который должен подготовить работодатель, законодательством не определена, поэтому данные можно представить в любом виде. Можно использовать и существующие формы для подачи данных в ПФР, например СЗВ-М или РСВ-1.
Документ заверяется подписью руководителя и печатью предприятия. Работник должен расписаться в получении документов либо в специальном журнале, если он ведется у работодателя, либо на втором экземпляре получаемых документов. Это обязательно, поскольку при необходимости работодатель должен подтвердить факт передачи документов работнику.
Образец приказа об увольнении по сокращению штата, правила его оформления
Сокращение штата – это одно из оснований для увольнения сотрудников, когда инициатором выступает работодатель. Данный процесс регулируется п.2ст.81 ТК РФ. Процедура должна соответствовать нормам трудовых законов.
В числе документации, подлежащей оформлению в связи с сокращением, числится приказ об увольнении, выступающий непосредственным основанием для отражения увольнительной записи в кадровой документации и трудовой книжке сокращаемого работника.
В статье расскажем про приказ об увольнении по сокращению штата, дадим образец заполнения.
Расторгнуть с сотрудником договор по такому основанию возможно, если действительно сокращается штат или численность персонала, что должно документально подтверждаться.
Кроме того, при выборе сотрудника для увольнения учитывается преимущественное право на сохранение на рабочем месте, согласно которому, в последнюю очередь увольняются лица с более высоким уровнем профессионализма и квалификации, а также работники, включенные в категорию особых (например, женщины на любом сроке беременности).
Документы о награждении
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий: | (1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет
(2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет |
|
| а) в награждающих организациях; | Постоянно (1) (2) | |
| б) в представляющих организациях | 5 лет | |
| Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | Постоянно | – |
| Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | 50/75 лет | – |
| Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций | Постоянно | – |
| Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных | 10 лет | – |
| Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | 10 лет | – |
| Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета | 10 лет | – |
| Книга почета организации | Постоянно | – |
| Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 лет | – |
Мнение профсоюзного органа
Сокращение численности или штата работников организации происходит с учетом мнения профсоюзного органа (если он есть):
- о принятии подобного решения профсоюз извещается письменно за два месяца (если увольнение планируется массовое — за три);
- если планируется уволить сотрудников — членов профсоюза, работодатель запрашивает мотивированное мнение органа. Обратиться он обязан письменно, в течение недели готовит ответ. Если дается согласие на увольнение, оно действует в течение месяца, при пропуске этого срока вся процедура повторяется;
- если увольняемый сотрудник является также руководителем профсоюза, согласие на его увольнение запрашивается у вышестоящего профсоюза.
Сокращение персонала: как не нарушить закон
В большинстве случаев работодатель обязан известить работника о грядущем сокращении штата как минимум за два месяца до самого события.
Этого времени должно хватить для того, чтобы сотрудник мог определиться с тем, что делать дальше или найти новую работу.
Однако, в некоторых ситуациях, сроки извещения могут меняться: например, для тех, кто занят на сезонных работах, срок уведомления уменьшается до семи дней, а для работников на временных работах, не превышающих двух месяцев, и вовсе составляет всего три дня.
Довести информацию о сокращении штата попавшим под увольнение работникам можно одним из двух наиболее распространенных способов:
- путем передачи лично в руки,
- отправив через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении.
При этом в обоих случаях сотрудник должен поставить подпись о том, что он ознакомился с данным документом.
В случае отказа подписывать уведомление о сокращении штата, необходимо составить об этом соответствующий акт и прикрепить его к личному делу сотрудника. Оформленный в таком порядке отказ будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя вся процедура по увольнению работника была выполнена в полном объеме.
Точно также если работник отказывается получать письмо с уведомлением о сокращении штата у почтового работника, и оно возвращается к отправителю, его необходимо прикрепить к делу.
Обычно задача по составлению и передаче уведомления о сокращении штата работников лежит на юрисконсульте, специалисте кадрового отдела либо секретаре организации. Иногда этим занимается и сам руководитель.
В любом случае, вне зависимости от должности, это должен быть человек, обладающий необходимыми знаниями Трудового и Гражданского кодексов РФ, а также хотя бы минимальным представлением о том, как писать подобного рода послания.
1. Коллективные договоры – постоянно.
2. Штатные расписания (в т.ч. изменения к ним) – постоянно (по месту утверждения); 3 года (в других организациях).
3. Положения об оплате труда и премировании работников – постоянно (по месту утверждения); 5 лет (в других организациях).
4. Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок – 1 год (после замены новыми).
5. Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных – по месту утверждения (постоянно), в других организациях – 3 года (после замены новыми).
6. Графики отпусков – 3 года.
7. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50/75 лет.
8. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; лиц, подлежащих воинскому учету; отпусков – 5 лет.
9. Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).
10. Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица – 5 лет (после увольнения или изменения материально ответственного лица).
11. Уведомления о трудоустройстве иностранных граждан – 3 года.
12. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).
13. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о направлении в командировку работников – 5 лет (об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет).
14. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о дисциплинарных взысканиях – 3 года.
15. Согласие на обработку персональных данных – 3 года (после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором).
16. Должностные регламенты (инструкции) работников – 50/75 лет.
17. Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).
18. Личные дела руководителей и работников организаций – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии). Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации.
19. Журналы, книги учета: инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.
Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Законодательство обязывает работодателей не только ознакомить работников с уведомлением под личную подпись, но и направить аналогичную бумагу о предстоящем увольнении в центр занятости (ЦЗН).
ВНИМАНИЕ! Если по каким-либо причинами ознакомить сотрудника с извещением лицо не представляется возможным, Трудовой кодекс разрешает пользоваться для его пересылки услугами почтовых отделений.
Также руководителю потребуется уведомить орган профессионального союза работников (при его наличии). Это требуется для получения разрешения на расторжение рабочего договора с сотрудником.
Для заполнения описываемого предупреждения трудовым законодательством не предусмотрено унифицированного бланка. Организации разрешается использовать для этого самостоятельно разработанные формы.
Составление типового варианта документа подразумевает последовательное указание следующих сведений:
- Полное наименование организации с указанием формы, сведения о работнике (Ф. И. О., занимаемая должность) и информация о лице, составляющем документ.
- Подробно описывается основание направления (сокращение штатов). Вместе с этим требуется указать предполагаемую дату проведения процедуры, дату приказа и реквизиты.
- Ссылка на законодательный акт, на основании которого проводится процедура. В описываемом случае – положения статьи ТК под номером 80.
- Информация об имеющихся вакансиях на предприятии, на которые может перевестись гражданин. Указание сведений о свободных местах (при наличии таковых) является обязанностью руководителя. Более того, он не сможет осуществить увольнение, предварительно не получив от сотрудника письменный отказ от перевода.
- Резолюция о соблюдении прав трудящегося на гарантированное получение выходного пособия.
- В заключение указывается дата составления документа и подпись начальника организации.
ВНИМАНИЕ! Документ должен быть составлен в двух экземплярах. Первый передается сотруднику, в второй будет храниться в архиве кадровой документации компании.
Уведомление о сокращении штата в 2019 году (+Образец)
Трудовой кодекс и иные нормативные правовые акты не содержат унифицированной формы документа.Право работодателя в одностороннем порядке расторгнуть трудовой договор по причине сокращения штата предприятия регламентировано Трудовым законодательством России.
Закон не предъявляет особых требований и к оформлению уведомления. Желательно использовать фирменный бланк предприятия, но это не обязательное условие. Можно оформить извещение о сокращении работника на обычном чистом листе, напечатав на компьютере, а можно и написать его от руки.
Обязательным условием является только подпись руководителя или того должностного лица, которое имеет право подписывать подобные документы.
Требуется и подпись работника, получившего данный документ, а также необходимо, чтобы он поставил дату ознакомления с извещением об увольнении в связи с сокращением. Именно от этой даты и будет идти отчет тех 2 месяцев, которые можно отработать (по желанию сотрудника).
Уведомление составляется в 2 экземплярах: 1 остается у работника, а 2 хранится в отделе кадров в личном деле сотрудника в течение того времени, которое установлено законом для документации данного типа. После этого дело передается в архив.
Законодательством устанавливаются следующие сроки уведомления о сокращении:
- Работников, с которыми трудовые контракты заключены на общих основаниях — не менее чем за 2 месяца;
- Работников, принятых на сезонные работы — не менее чем за 7 дней;
- Работников со срочными контрактами менее чем на 2 месяца — не меньше чем за 3 дня.
Различают два понятия: сокращение штата и сокращение численности работников.
- Сокращение штата – исключение отдельных должностей из штатного расписания.
- Сокращение численности – уменьшение числа работников аналогичных должностей.
Процедура сокращения штата или его численности, выплаты, полагающиеся работнику и условия, на которых работодатель имеет право его сократить, регламентируются Трудовым Кодексом РФ. Подробно процесс описан в ст. 180 главы 27 «Гарантии и компенсации работникам, связанные с расторжением трудового договора».
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Срок хранения уведомлений о прекращении трудового договора
Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.
Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.
За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.
Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
Сокращение штата: подробная инструкция по применению
1. Прежде всего необходимо издать приказ о сокращении. В нем следует указать причину, дату предстоящего сокращения, сокращаемые должности и утвердить новое штатное расписание.
2. Определить лиц, которых запрещено увольнять в связи с сокращением численности или штата работников (ст. 261 ТК РФ). А именно:
- беременная женщина;
- женщина, имеющая ребенка (детей) в возрасте до трех лет;
- одинокая мать, воспитывающая ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка (до 14 лет);
- работник, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка (до 14 лет) без матери;
- работник (родитель или другой законный представитель), являющийся единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- работник (родитель или другой законный представитель), который является единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (законный представитель) не состоит в трудовых отношениях.
3. Провести аудит персонала для определения работников, имеющих преимущества перед другими, занимающими те же должности.
При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:
- семейным работникам – при наличии у них двух или более иждивенцев;
- лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
- работникам, получившим в период работы в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
- инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
- работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
Иные категории работников, которые имеют преимущественное право на оставление на работе, могут быть указаны в коллективном договоре (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).
4. Сообщить в службу занятости о предстоящем сокращении:
- за два месяца, если работодатель – организация;
- за две недели, если работодатель – ИП;
- при массовом увольнении – не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (п. 2 ст. 25 Закона о занятости населения).
5. Запросить мотивированное мнение профсоюза не позднее чем за два месяца до начала сокращения, а при массовом увольнении – не позднее чем за три месяца (ст. 82 ТК РФ). Если профсоюз выразил несогласие с решением работодателя, он в течение трех рабочих дней проводит с работодателем или его представителем консультации, результаты которых оформляются протоколом. В случае недостижения согласия работодатель имеет право принять окончательное решение по истечении 10 рабочих дней со дня направления в выборный орган первичной профсоюзной организации проекта приказа и копий документов (ст. 373 ТК РФ).
6. Письменно и персонально, под роспись уведомить каждого работника, подлежащего увольнению в связи с сокращением, не позднее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Из этого правила есть несколько исключений. Так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не позднее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах – не позднее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении – с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
7. Попадающему под сокращение работнику необходимо предложить все имеющиеся у работодателя вакантные должности, на которые он может быть переведен (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Предлагать следует каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы, а также вакантные нижестоящие должности и нижеоплачиваемую работу (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Предлагать надо как постоянные, так и временные вакантные должности, например должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком. Уведомлять о вакансиях нужно неоднократно. Если работник соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится.
8. По истечении двух месяцев с момента уведомления уволить работников:
- издать приказ об увольнении и ознакомить с ним работника под роспись;
- произвести расчет, не забыв выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск;
- выдать трудовую книжку; справку о сумме заработка работника за два календарных года, предшествовавших увольнению; документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (форма СЗВ-М).
Чаще работодатели допускают ошибки при определении работников, имеющих преимущественное право на оставление на работе, а также предлагают не все вакантные должности.
Истечение срока уведомления о сокращении
Значение уведомления трудно переоценить: переданное работнику вовремя и по всем правилам, оно дает ему возможность определиться с дальнейшими планами, тщательно взвесить все «за» и «против». Если его не устраивает предложение работодателя, он получает достаточное количество времени для поиска другой работы.
Изменить условия работы сотрудника можно только с его письменного согласия (устные договоренности не считаются), именно поэтому на определенном этапе получение положительного ответа от подчиненного становится основной задачей работодателя. Для этой цели как раз и служит письменное уведомление о переводе.
В случае отказа подписывать уведомление о сокращении штата, необходимо составить об этом соответствующий акт и прикрепить его к личному делу сотрудника. Оформленный в таком порядке отказ будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя вся процедура по увольнению работника была выполнена в полном объеме.
Точно также если работник отказывается получать письмо с уведомлением о сокращении штата у почтового работника, и оно возвращается к отправителю, его необходимо прикрепить к делу.
Даже неполученное послание тоже послужит доказательством соблюдения закона работодателем.
А вот если работодатель не удосужился получить на уведомлении подпись работника или не составил акт об отказе его подписать, в дальнейшем подчиненный легко сможет оспорить его действия, обратившись в трудовую инспекцию или суд.
В соответствии с ч. 3 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником расторгается только в том случае, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Вакансии в других местностях предлагаются в том случае, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором, соглашениями.
Подробнее о правоприменительной практике при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата в тех случаях, когда работодатель не предложил работнику имеющиеся вакантные должности, см. «Путеводитель по трудовым спорам. Спорные ситуации при увольнении в связи с сокращением численности или штата работников».
Еще почитать: Можно ли сироте получить деньги вместо квартиры
Предупреждая работников о сокращении, необходимо учесть все требования закона, а также сложившуюся практику, чтобы снизить в дальнейшем риск споров. Рекомендуем оформить уведомление о сокращении численности (штата) работников. Чем подробнее будет составлен документ, тем меньше вопросов, непонимания и раздражения он вызовет у работников (Пример 1).
Если в организации имеются вакансии, их следует предлагать сокращаемому работнику (если они подходят ему по квалификации и состоянию здоровья) по мере их появления в течение двух месяцев, пока действует срок предупреждения об увольнении в связи с сокращением (часть третья ст. 81 ТК РФ).
Нередко суды восстанавливают работников именно из-за того, что им предложили не все вакансии. Суды тщательно проверяют, совпадают ли должности в штатном расписании и в предложениях о вакансиях (см., например, Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 02.02.2015 по делу № 33-949/2015, А-9).
Предлагать нужно не только должности, соответствующие квалификации работника, но и нижестоящие.
ВОПРОС В ТЕМУ
Нужно ли предлагать вакантную вышестоящую должность?
Если точно знаете, что квалификация недостаточная, предлагать эту вакансию не нужно (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 30.03.2015 по делу № 33-10408/2015).
Но если точно не известно, может ли работник занимать вышестоящую должность (возможно, он прошел дополнительное обучение либо у него имеется опыт, который не отражен в трудовой книжке), риск возникновения споров возрастает. Для этого мы и предлагаем в уведомлении о сокращении сообщить о неизвестных работодателю документах о квалификации (см. Пример 1).
Таким образом, нужно следить за тем, чтобы в штатном расписании не оставалось лишних вакансий (на всякий случай). Все вакансии, по которым пока не ведется поиск, следует исключать.
Поправка на трудовой договор
Для того чтобы дополнительно защитить права трудящихся на предприятии в коллективном договоре может быть закреплены более длительные сроки для уведомления сотрудника о грядущем увольнении в связи с сокращением штата предприятия либо прекращением деятельности субъекта хозяйствования. Если контракт содержит нормы, регламентирующие оповещение об увольнении за 3, 4, 5 месяцев и т.п., они обязательны для выполнения работодателем и являются доминирующими по сравнению с нормами трудового законодательства.
Заключая индивидуальный трудовой контракт с работодателем, каждый гражданин имеет право настаивать на увеличении сроков оповещения о возможном увольнении, на сколько он желает. Этот пункт будет внесен в действующий договор, только если обе стороны придут к соглашению и одобрят его.
Сокращаем штат: типичные ошибки работодателей
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий: | (1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет
(2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет |
|
| а) в награждающих организациях; | Постоянно (1) (2) | |
| б) в представляющих организациях | 5 лет | |
| Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | Постоянно | – |
| Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | 50/75 лет | – |
| Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций | Постоянно | – |
| Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных | 10 лет | – |
| Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | 10 лет | – |
| Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета | 10 лет | – |
| Книга почета организации | Постоянно | – |
| Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 лет | – |