Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как в табеле отмечается отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Учёт рабочего времени в Т-12
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Сокращения, используемые в табеле учета рабочего времени
Табельный учет рабочего времени сотрудников в организациях ведется в соответствии как с ТК РФ (в частности, об этом говорит ст. 91), так и актов исполнительной власти. В частности, постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены формы табелей Т-12 и Т-13, а также правила их заполнения. Хотя с 01.012013 это постановление не является обязательным, утвержденные им формы табелей во многих организациях применяются до сих пор. При этом для бюджетных организаций является обязательной форма № 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Для заполнения табеля используется стандартная таблица сокращений, позволяющая с помощью 1-2 букв или цифр описать конкретную ситуацию.
Как указываются ночные часы в табеле учета рабочего времени?
Ночные часы работы тоже должны быть отражены в табеле. Согласно ст. 96 ТК РФ, ночной считается работа в период с 22 до 6 часов по местному времени. При этом работа в ночное время может быть как обычной (например, когда работник выходит по графику в ночную смену либо работает в режиме «сутки через трое»), так и сверхурочной. В зависимости от этого в табеле будут указаны различные коды.
По общему правилу работа в ночное время кодируется обозначениями «Н» или «02». Если при этом она была сверхурочной, то через дробь указывается время именно сверхурочной работы (кроме дроби, допускается использование дополнительной строки). Правила ведения табелей по формам Т-12 и Т-13 запрещают исключение обязательной информации, но при этом разрешают работодателям вводить в образец табеля дополнительные пункты.
Что обозначают сокращения
Код в документе по фиксации продолжительности труда сотрудников на рабочем месте необходим для корректного заполнения регистра. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в статье, содержащей методические рекомендации к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 для прогула — «П». А буквы «ДО» — это отпуск без сохранения заработной платы. Все условные обозначения табеля мы собрали в таблице.
| Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 с 2021 года | Расшифровка |
| А | Неявки с разрешения администрации |
| Б | Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам |
| В | Выходные и нерабочие праздничные дни |
| Г | Выполнение государственных обязанностей |
| К | Служебные командировки |
| Н | Работа в ночное время |
| О | Очередные и дополнительные отпуска |
| ОВ | Дополнительные выходные оплачиваемые дни |
| ДО | ОТ за свой счет |
| Р | Р в табеле (расшифровка) — отпуск по беременности и родам |
| ОЖ | ОО в табеле (расшифровка) — отпуск по уходу за ребенком |
| П | Прогул |
| С | Часы сверхурочной работы |
| НН | Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| ВУ | Выходные по учебе |
| ОУ | Учебный дополнительный отпуск |
| ПК | Повышение квалификации с отрывом от производства |
| ЗН | Замещение в 1-3 классах |
| ЗП | Замещение в группах продленного дня |
| ЗС | Замещение в 4-11 классах |
| РП | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
| Ф | Фактически отработанные часы |
| ЛЧ | Код для указания часов сокращения труда работникам |
В качестве шпаргалки предлагаем сохранить изображение с кодами. В нем полная расшифровка табеля учета рабочего времени 2021.
Указание иных периодов отдыха без сохранения ЗП
Среди условных обозначений есть еще несколько, использующихся при отражении отпуска без сохранения в табеле. Их следует применять в строго определенных случаях, при этом нельзя путать с вышеперечисленными обозначениями.
Буквами «УД» (или числом 13) отражается нахождение сотрудника в учебном отпуске, не подлежащем оплате (ч. 2 ст. 173, ч. 2 ст. 174 ТК РФ).
Шифр «ДБ» (или же число 18) ставится, если работник ушел в дополнительный ежегодный неоплачиваемый отпуск. Его не следует путать с перечисленными в ч. 2 ст. 128 ТК РФ отпусками, на которые сотрудник вправе претендовать каждый год. О таком виде отдыха законодательство упоминает:
- в ст. 263 ТК РФ (отпуск для работников, ухаживающих за детьми, если он установлен коллективным соглашением);
- п. 3 ст. 8 закона РФ «О статусе Героев…» от 15.01.1993 № 4301-1 и ч. 2 ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий Героям…» от 09.01.1997 № 5-ФЗ (для граждан, имеющих особые заслуги перед страной — героев труда, кавалеров орденов Славы и т. д.);
- ч. 7 ст. 18 закона «О добровольной пожарной охране» от 06.05.2011 № 100-ФЗ (для добровольных пожарных).
Отдельное обозначение буквами «НВ» используют, если трудящийся предпочел дополнительные неоплачиваемые выходные вместо повышенной оплаты в случаях, когда такой выбор ему предоставлен законом (например, за сверхурочный труд — ст. 152 ТК РФ).
Основные элементы табеля учёта рабочего времени и правила его ведения на предприятии
Как известно, рассматриваемый документ является базовым в вопросе контроля выхода или не выхода на работу сотрудников предприятия. На основании внесённых данных производится начисление зарплаты и пособий. Однако, это – не единственное его предназначение. Табель нужен:
- Налоговой инспекции. Проводимая выплата заработной платы тщательно проверяется налоговиками, а внесённые данные позволяют, в дальнейшем, провести анализ отчислений в бюджет.
- Инспекции по труду. Вопрос возможного превышения допустимых норм рабочего времени подлежит пристальному вниманию трудовой инспекции.
- Фонду социального страхования. Представители этого учреждения также изучают табель учёта рабочего времени на предмет корректности внесённых данных, поскольку больничные компенсируются за счёт ФСС.
Это важно знать: Можно ли взять отпуск на 1 день
Вести этот документ должен сотрудник предприятия, назначенный отдельным приказом, на основании которого он обязан осуществлять учёт рабочего времени на предприятии. Обычно это – работник бухгалтерии или кадровый инспектор. Если предприятие большое, то круг ответственных лиц может пропорционально расширяться.
Законодательством утверждены две унифицированные формы табеля учёта рабочего времени – Т-12 для ручного учёта и Т-13, если процесс автоматизирован.
Учётчику следует знать, как правильно вести этот документ, чтобы не допустить ошибок. Важно отметить, что неверное внесение данных может привести к неправильному начислению зарплаты, что чревато проверками и судебными разбирательствами.
Обязательными элементами табеля являются:
- Регистрационный номер документа и дата его составления.
- Ф.И.О. сотрудников, их должности и табельные номера. Если на предприятии трудится совместитель, то по каждому месту работы у него будет отдельный табельный номер, по которому будет вестись персонифицированный учёт.
- Отметки о выходе на работу (буквенные или числовые значения). Проставляются по факту выхода или невыхода на работу.
- Подпись учётчика и руководства предприятия/компании.
Когда завершается отчётный период, табельщиком, совместно с кадровым инспектором, проводится сверка имеющихся данных. Отдельное внимание уделяется тем работникам, которые находятся в отпуске, потому как им выплачиваются пособия.
Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени
Каждая организация обязана обеспечить должный учет рабочего времени. Нахождение работника на трудовом месте или его отсутствие нужно фиксировать в специальном учетном документе — табеле.
Каждая компания вправе выбрать один из двух способов учета отработанного времени:
- отмечать только отклонения от явок — отметка для соответствующего дня проставляется только в том случае, если работник отработал меньше положенного времени либо отсутствовал по какой-либо причине (больничный, отпуск, командировка, прогул или иное);
- обозначать каждый день соответствующим кодом, включая и обычные явки, когда отработан полный рабочий день.
Коды для обозначения можно найти на титульном листе формы Т-12. Можно разработать свои кодовые обозначения. Существуют цифровые и буквенные коды. Организация может самостоятельно выбрать, какие именно кодовые обозначения она будет использовать — буквы или цифры.
Учет рабочего времени ведет ответственный работник — начальник отдела, кадровый работник или иное лицо, в обязанностях которого присутствует данная функция.
Каждая организация учитывает отработанное персоналом рабочее время, периоды отдыха, отсутствия. Данная информация позволяет правильно рассчитать заработную плату сотрудников.
Правила обозначения декретного отпуска по беременности и родам в табеле учета рабочего времени пример
Время отсутствия сотрудника на работе в связи с пребыванием в отпуске по уходу за ребенком нужно обозначить следующими кодами:
- буквенный — ОЖ;
- цифровой — 15.
В клетке ниже, где проставляется количество отработанных часов за день, ничего не заполняется.
Отметки в табеле учета рабочего времени проставляются на основании приказа о предоставлении отпуска до 1.5 или 3 лет.
Возможна ситуация, когда работник, находясь в декретном отпуске по уходу до 1.5 или 3 лет ребенка, выходит на работу на неполный рабочий день. В ст.256 ТК РФ прописано такое право сотрудника.
В случае совмещения декрета с работой, нужно отмечать обозначения через дробь:
- буквенный — ОЖ/Я;
- цифровой — 15/01.
В клетке для указания отработанного времени указывается соответствующее количество часов.
Если сотрудник досрочно выходит на работу на полный день, то декрет по уходу за ребенком прекращается. В табеле учета при этом отмечается код Я или 01 с обозначением отработанных часов.
Расшифровка самых распространенных
Для обозначения рабочих событий используется буквенная и цифровая кодировки. Их расшифровку можно найти на титульном листе ведомости формы Т-12. Предприятие самостоятельно выбирает, какая кодировка удобней для использования – буквенная или цифровая.
Не все коды постоянно требуются для заполнения табеля. Но некоторые, наиболее часто используемые, табельщик должен знать наизусть, чтобы избежать ошибок в заполнении граф:
Читайте так же: Определение и порядок оплаты сверхурочной работы по ТК РФ в 2019 году
Любые данные должны быть подтверждены первичными документами: больничным листом, приказом на предоставление отпуска или отправку в командировку и подобное.
Расшифровка всех условных обозначений, используемых для заполнения табеля учета рабочего времени:
Можно ли использовать свои сокращения и расшифровки
Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2019. При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от № 52н).
Например, для обозначения отпускного периода должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков специалисты вводят в обозначение «ДО», что означает отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначение достаточно часто используется. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.
При введении дополнительных значений необходимо издать приказ об утверждении обозначений, закрепив, таким образом, новые коды и их расшифровки движений служащих на рабочем месте в локальных нормативных документах.
Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019-2019 годах
Поскольку табель относится к первичным документам, то со вступлением в силу отдельных положений закона «О бухучете» с 1 января 2013 года для его ведения необязательно применять унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года. То есть организации имеют право разрабатывать и использовать собственные формы.
Проставленных в табеле отметок недостаточно для расчета зарплаты, если в нем присутствуют отклонения от явки. Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами. В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении данных в них делают соответствующий расчет зарплаты.
Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей
Поскольку от сведений, внесенных в табель учета рабочего времени напрямую зависит начисление заработной платы сотрудникам, правильность его заполнения и соответствия установленным требованиям проверяет как налоговая служба, так и специалисты ФСС и ГИТ.
Важно правильно обозначать в табеле время работы сотрудников, для которого предусмотрено сразу несколько обозначений:
«Я» или «01» означает работу в обычное дневное рабочее время;
«Н» или «02» — работа в ночное время;
«РВ» или «03» — выход на работу в выходные и праздники;
«С» или «04» — сверхурочные часы работы;
«ВМ» или «05» — вахтовая работа.
Выходные дни (включая нерабочие праздники) обозначают буквой «В» или кодом «26». Для дополнительных выходных предусмотрены коды: «ОВ» («27»), если они оплачиваются и «НВ» («28»), если выходные неоплачиваемые.
Далее приведем примеры применения кодификации в буквенной символике при заполнении табеля учета для наиболее распространенных ситуаций, встречающихся в системе учета рабочего времени.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.
На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.
И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Что необходимо учитывать
Важно учитывать ситуацию, когда организация ведет документацию в электронном формате, в этом случае форму Т-13 надо использовать в физической форме, в бумажной нет особой необходимости. Достаточно лишь заверить электронный документ электронной цифровой подписью ответственного лица.
Обратите внимание! Коды в табелях учета рабочего времени дают возможность быстро, эффективно и самое главное, правильно заполнить форму первичной документации учета.
Как говорилось ранее, записи о рабочем времени каждого сотрудника, в частности, нужны не только для того, чтобы отдел бухгалтерии мог правильно рассчитать заработную плату за расчетный период в организации, но и для того, чтобы в организации была возможность формировать статистическую отчетность.
Статистическая отчетность нужна для того, чтобы отслеживать, анализировать и контролировать выполнение режима труда и отдыха для всего персонала в целом.
Специалист отдела кадров в организации может контролировать и фиксировать учет времени, которое каждый сотрудник индивидуально отработал. А специалист бухгалтерии рассчитывает и начисляет заработную плату для каждого сотрудника согласно отработанных им рабочих часов. Инспектор ГИТ имеет полное право на проверку организации по факту соблюдения или несоблюдения прав персонала. Специалист ФСС в этом случае проверяет, правильно ли персонал бухгалтерского отдела рассчитал пособия, которые работодатель выплачивал работникам за счет фонда заработной платы организации.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени
В данной статье мы рассмотрим буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поговорим о особенностях ведения табеля учета использования рабочего времени. Узнаем, кто заполняет табель.
Учет отработанных часов проводится с целью дальнейшего расчета заработных плат служащих. Для удобства записей был разработан табель учета трудового времени. Отказаться от его ведения нельзя – это будет нарушением Трудового кодекса, соответственно, будут применены штрафные санкции.
Табель выполняет несколько функций:
- используется для фиксации времени, проведенного служащим за работой;
- служит для осуществления надзора за графиком труда;
- помогает собрать сведения для статистики и произведения выплат.
Рекомендации работникам и работодателям по нерабочим дням в мае 2021 года
1. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23 апреля 2021 г. № 242 «Об установлении на территории Российской Федерации нерабочих дней в мае 2021 г.» (далее — Указ) с 4 по 7 мая 2021 г. установлены нерабочие дни с сохранением за работниками заработной платы в целях сокращения распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19).
Органы публичной власти, иные органы и организации (работодатели) самостоятельно определяют численность и состав работников (сотрудников), необходимых для обеспечения функционирования соответствующих органов и организаций, включая возможность работы дистанционно. Указанные решения оформляются приказом (распоряжением) соответствующего органа, локальным нормативным актом организации (работодателя).
Работники могут работать дистанционно в соответствии с главой 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации, если трудовые (служебные) обязанности и организационно-технические условия работы это позволяют.
Работники (сотрудники), которые продолжают осуществлять трудовую (служебную) деятельность, должны руководствоваться соответствующими методическими рекомендациями по профилактике новой коронавирусной инфекции, изданными Минздравом России и Роспотребнадзором.
2. Наличие в мае 2021 г. нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы работникам. В этих целях работникам, оплачиваемым сдельно, за указанные нерабочие дни выплачивается соответствующее вознаграждение, определяемое локальным нормативным актом работодателя. Суммы расходов на эти цели относятся к расходам на оплату труда в полном размере.
Работникам, на которых распространяется Указ, нужно выплатить заработную плату, предусмотренную трудовым договором, в том же размере, если бы работник полностью отработал нерабочие дни — выполнил норму рабочего времени при повременной оплате или норму труда при сдельной оплате. Она, как правило, включает должностной оклад, компенсационные и стимулирующие выплаты, если они установлены в организации. При этом порядок и условия осуществления стимулирующих выплат у конкретного работодателя определяются коллективным договором (при наличии), локальными нормативными актами, трудовыми договорами.
Заработную плату выплачивают в сроки, установленные организацией (работодателем). В нерабочие дни работники (сотрудники) должны получить заработную плату не позже установленных в организации (у работодателя) дат. Если срок выплаты заработной платы совпадает с нерабочими днями, рекомендуется выплатить заработную плату до их начала.
Оплата труда работникам, обеспечивающим с 4 по 7 мая 2021 г. функционирование указанных в пункте 1 настоящих Рекомендаций органов и организаций, производится в период нерабочих дней в обычном, а не повышенном размере. При этом повышенная оплата работающим может быть установлена работодателем самостоятельно.
Оплата труда работникам за работу с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая 2021 г. производится по правилам статьи 153 Трудового кодекса Российской Федерации.
При определении размера средней заработной платы (среднего заработка) в соответствии со статьей 139 Трудового кодекса Российской Федерации нерабочие дни с 4 по 7 мая 2021 г. и сохраненная заработная плата за этот период не учитываются согласно подпункту «е» пункта 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922.
Обращаем внимание, данная норма применяется в отношении тех работников, которые были освобождены от работы в соответствии с Указом.
Если же работник в период действия Указа не освобождался от работы и в табеле учета рабочего времени у него указаны рабочие дни, то этот период и суммы выплат за него учитываются при исчислении среднего заработка.
3. Если работник находится в отпуске, отпуск на период установленных Указом нерабочих дней не продлевается.
Поскольку в период нерабочих дней работникам сохраняется заработная плата, норма рабочего времени не уменьшается. Нерабочие дни, установленные Указом, относятся к отработанному времени как у тех работников, кто выходил на работу в этот период, так и у тех, кто был в режиме нерабочих дней с сохранением заработной платы.
В табеле учета рабочего времени работодатель самостоятельно определяет обозначение нерабочих дней с 4 по 7 мая 2021 г.
Согласно форме Табеля учета использования рабочего времени и порядку его заполнения, установленной приказом Минфина России Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению», учреждения вправе самостоятельно дополнять применяемые в табеле условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.
4. Вопросы, связанные с завершением/началом вахты в период нерабочих дней, решаются по соглашению сторон трудовых отношений.
5. Руководители организаций в период нерабочих дней обязаны обеспечить на вверенных им объектах соблюдение требований законодательства в области антитеррористической защищенности, промышленной, транспортной безопасности, а также иных обязательных требований, норм и правил.