Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на работу с электронной трудовой книжкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда наступила первая волна заболевания коронавируса, и удаленка стала нормой, оказалось, что в отечественном законе недостаточно гибкости для обеспечения безопасности подобного маневра. Компании просто не понимали, как удаленка оформляется. Они должны были получить согласие каждого работника для перехода на удаленный формат работы. Такое же согласие должно было быть, если сотрудник должен работать сверхурочно, в выходные или праздники.
Можно чередовать удалённую работу и офис
Закон о регулировании удаленной работы позволяет договориться с работодателем, как чередовать удаленный и офисный формат. Теперь сотруднику не обязательно постоянно находиться на рабочем месте. Можно несколько дней в неделе работать из дома. Главное, обсудить рассматриваемую перспективу с начальством, и прописать условия в трудовом договоре.
Ранее такая гибкость в трудовых отношениях не была предусмотрена законом. Но как только начался январь2021 года, нет необходимости выбирать, какой формат трудовых отношений вам ближе – офисный или удаленка. Их можно чередовать, работая так, как вам больше удобно.
Главное требование – чтобы работа была безопасной и специфика деятельности позволяла трудиться из дома. Многие должности не предусматривают удаленного формата, потому сотрудники вынуждены все свое рабочее время проводить на специализированном рабочем месте, оборудованном согласно требованиям безопасности.
Регулирование трудовой деятельности удаленщиков
С 2021 года действует Закон от 08.12.2020 г. № 407-ФЗ об удаленной работе. На его основании в Трудовом кодексе регламентированы новые положения, а также порядок дистанционки. Они и раньше использовались, однако не были урегулированы на законодательном уровне.
В трудовое законодательство были внесены такие корректировки:
|
Как было |
Как стало |
|
|
Виды удаленной работы |
Не было подразделения на виды |
|
|
Основание для удаленки |
Трудовой договор |
Трудовой договор, допсоглашение к нему. Для экстренной дистанционной работы — внутренний нормативный документ |
|
Обмен документацией |
УКЭП требуются при любом обмене электронной документацией |
УКЭП работодателя, а также УКЭП или УНЭП работника — для заключения трудового договора и подписания некоторых иных документов. В остальных случаях стороны взаимодействуют любым способом |
|
Оплата труда |
Не было требований |
Не должна быть уменьшена при переводе на удаленку |
|
Оборудование |
Не было требований |
Работодатель предоставляет все необходимое для работы или компенсирует затраты работника |
|
Режим работы |
Утверждался в трудовом договоре, иначе сотрудник определял его самостоятельно |
Утверждается в трудовом договоре, колдоговоре, внутреннем нормативном документе, допсоглашении к трудовому договору, иначе сотрудник определяет его самостоятельно |
|
Командировка |
Не было требований |
Любое служебное поручение, которое требуется исполнять в местности, отличной от места выполнения профессиональных обязанностей (оформляется согласно ст. 166-168 ТК) |
|
Основания для увольнения |
Прописывались в трудовом договоре |
Аналогично нормам ТК РФ, а также имеются два допоснования:
|
|
Приказ об увольнении |
Бумажный вариант направлялся в день расторжения трудовых отношений |
Бумажный вариант направляют в течение 3-х рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) |
Организация труда и режима работы дистанционных работников
При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.
Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:
- режимом рабочего времени;
- условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
- порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
- механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.
Увольнение дистанционных работников
В настоящее время расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Как говорится в пояснительной записке к законопроекту, подобная формулировка закона приводит к тому, что работодатели часто прописывают в трудовых договорах следующие основания для увольнения дистанционных работников:
- отсутствие у работодателя достаточного объема работы;
- нецелесообразность дальнейшего сотрудничества;
- производственная необходимость, определяемая работодателем;
- неэффективная работа дистанционного сотрудника и пр.
Варианты трудовых договоров
Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.
Срочный договор – это документ, который заключается на определенный срок действия. Он может иметь разный характер в зависимости от специфики работ и в зависимости от принятого соглашения. Можно выделить самые распространенные причины заключения таких договоров:
- устройство в целях практики или стажировки;
- сезонная работа;
- временное замещение отсутствующего работника;
- увеличение объемов производства на определенный промежуток времени.
Трудовой договор с работником об удаленной работе
Для составления соглашения на дистанционную работу в качестве образца и основы берется знакомый всем трудовой договор.
| Стандартная структура дистанционного договора | Что включает |
| Дата и место составления документа | Записывается день заключения договора и название города |
|
Участники |
Указание на лиц, заключающих соглашение (инициалы нанимателя, название организации, инициалы и данные будущего работника) |
|
Предмет настоящего соглашения |
Стандартно: характер работы и ее начало, должность, срок действия соглашения;
место работы может указываться любое либо просто отмечается, что работник работает удаленно и самостоятельно определяет рабочее место |
| Права и обязательства нанимателя и работника | Прописываются сообразно нормам трудового законодательства (аналогично обычному трудовому соглашению) |
|
Режим работы и отдыха |
Фиксируется право работника на очередной отпуск (28 дней) и дополнительный (если таковой предусмотрен);
рабочий график прописывается детально по согласованию двух сторон либо просто отмечается, что он устанавливается работником на его же усмотрение |
|
Порядок оплачивания труда |
Размер оклада и премиальных за конкретные достижения;
порядок выплат (дважды в месяц, как того требует ТК РФ) |
| Ответственность нанимателя и работника | Прописываются виды ответственности в конкретных ситуациях |
|
Заключительные положения |
Порядок взаимодействия (обмен электронной документацией с применением ЭЦП), разрешения споров;
основания для расторжения договора |
| Реквизиты нанимателя и работника | В завершение обе стороны ставят подписи |
В процессе дистанционной работы, сотрудники и наниматели могут допустить ошибки, которые носят распространенный характер.
Ошибка 1. Работник находился на больничном. В это время работодатель решил перевести его на дистанционный формат работы и обязал выполнение трудовых функций во время действия больничного листа.
Решение 1. Перевод сотрудника на удаленный формат работы допускается с его согласия, за исключением поводов, регламентированных на законодательном уровне. Кроме того, во время болезни, сотрудник вправе отказаться от исполнения трудовых обязанностей.
Ошибка 2. Удаленный работник не выходил на связь с работодателем больше 2 дней. Однако руководитель не пытался самостоятельно с ним связаться. Сотрудника уволили по основаниям, закрепленным в ТК РФ.
Решение 2. Работника необходимо восстановить в должности. Все дело в том, что его увольнение в случае не выхода на связь на протяжении двух рабочих суток подряд возможно, если наниматель предпринимал попытки связаться с ним.
Изменения в порядке оплаты труда при дистанционной работе
Новой статьей 312.5 Трудового Кодекса государство защитило дистанционных сотрудников от потерь в оплате труда при новом формате работы. Теперь в законе прямо указано, что удаленное выполнение трудовых функций не может быть основанием для уменьшения заработной платы.
Налоговики разъяснили, как нужно перечислять НДФЛ тем организациям, которые имеют филиалы и используют труд дистанционных работников.
По мнению ФНС, здесь нужно ориентироваться на то, кто платит конкретному сотруднику вознаграждение – головная компания или филиал. НДФЛ необходимо перечислять в бюджет по месту регистрации плательщика (компании или филиала), в штатном расписании которого числится дистанционный сотрудник.
При этом место нахождения самого дистанционного работника значения не имеет. Сам факт перевода сотрудника на «удаленку» не образует обособленного подразделения (письмо ФНС РФ от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@).
Какая работа признается дистанционной
Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
1) трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем;
2) для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, работодатель и работник используют Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.
Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— непрерывно (в пределах шести месяцев);
— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).
Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА), принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Это допускается в ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Как принять на работу дистанционного работника
Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрен ряд специальных условий (права и обязанности сторон):
— лицо, поступающее на работу, может предъявить работодателю в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе необходимо представить только по требованию работодателя (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Как уволить дистанционного работника
Дистанционного работника можно уволить только по основаниям, определенным Трудовым кодексом РФ (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Среди прочего в ст. 312.8 ТК РФ предусмотрены два специальных основания прекращения трудового договора с дистанционным работником:
1) в период выполнения трудовой функции работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с ее выполнением, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — порядком взаимодействия работодателя и работника установлен более длительный срок взаимодействия. По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, выполняющего дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
2) работник изменил местность выполнения трудовой функции и это влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. По данному основанию можно прекратить трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Если работник ознакомлен с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора в электронной форме, ему необходимо направить его копию на бумажном носителе. Ее следует надлежащим образом оформить и послать по почте заказным письмом с уведомлением. Сделать это работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Компенсация расходов удаленных работников
По общему правилу работодатель должен обеспечивать дистанционного работника всем необходимым для выполнения работы оборудованием, средствами связи, программным обеспечением и средствами защиты информации.
При этом с согласия или ведома работодателя работник может использовать свое собственное оборудование, ПО и средства связи.
По новым правилам в этих случаях работодатель должен выплачивать дистанционному работнику денежную компенсацию за приобретенное оборудование и ПО, а также возмещать расходы, связанные с использованием такого оборудования (ст. 312.6 ТК РФ). В частности, оплачивать подтвержденные сотрудником расходы на интернет и мобильную связь.
Конкретный порядок, сроки и размеры компенсации и возмещения должны быть оговорены в коллективном договоре, в дополнительном соглашении к трудовому договору или другом локальном нормативном акте.
Кроме того, поправки устанавливают, что в случае направления дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность работодатель обязан возмещать работнику все расходы. В частности, возмещению подлежат (ст. 166 ТК РФ):
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Расторжение договора с удаленным сотрудником
Помимо всех прочих оснований для расторжения трудового договора, предусмотренных ТК РФ, закон предусматривает два дополнительных основания, по которым работодателям разрешается прекратить трудовые отношения с дистанционными работниками.
Такими дополнительными основаниями являются (ст. 312.8 ТК РФ):
- невыход на связь с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (по этому основанию можно уволить дистанционного работника, если договором с ним не предусмотрен более длительный срок для взаимодействия с работодателем);
- изменение работником места выполнения трудовой функции (места жительства), если это влечет невозможность исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (по этому основанию можно расторгнуть трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, а на сотрудников, работающих в дистанционном режиме временно, данная норма не распространяется).
Появился новый документ — РВПО
С 1 января 2023 года принимать на работу иностранцев, которые учатся по очной форме в государственных образовательных или научных организациях можно вне квоты (п. 5 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 357-ФЗ).
В целях получения образования, иностранцы-студенты могут получить разрешение на временное проживание в РФ, а также возможность оформить вид на жительство вне зависимости от времени нахождения в России на основании разрешения на временное проживание.
Поскольку право на временное или постоянное проживание в РФ позволяет иностранным работникам трудоустраиваться вне квоты (ч. 4 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ), то для привлечения их к работе не потребуется разрешение от МВД.
При приёме на работу иностранцы-студенты могут представить новый документ — разрешение на временное проживание в целях получения образования (РВПО). Его реквизиты нужно указать в трудовом договоре (ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 349-ФЗ).
Справка! РВПО — это разрешение на временное проживание в России в упрощённой форме для иностранцев, проходящих обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, ординатуры, ассистентуры-стажировки или по программе подготовки научных и научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре).
РВПО выдаётся по заявлению иностранного гражданина на срок обучения в государственной образовательной или научной организации и последующие 180 календарных дней. По истечении срока действия РВПО или его аннулирования, трудовой договор с сотрудником следует расторгнуть.
Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?
Надомная работа и дистанционная – это официальные, закрепленные в законодательстве определения. Согласно Трудовому Кодексу, надомная работа выполняется на дому на основании заключенного договора (ст. 310 ТК РФ). Дистанционная работа – это работа вне места нахождения работодателя и без его постоянного контроля (ст. 312.1 ТК РФ).
В ТК РФ отсутствует такое понятие, как удаленная работа, однако по факту оно близко к понятию дистанционной, просто это народное название того же термина. А вот путать надомную и дистанционную работу не стоит. С точки зрения законодателя – это разные понятия.
Рассмотрим отличия дистанционной и надомной работы в таблице:
|
Дистанционная работа |
Надомная работа |
|
Выполняется вне территории работодателя. Взаимодействие осуществляется через интернет (ст. 312.1 ТК РФ). |
Выполняется исключительно на дому. |
|
Выполняется только лично работником, третьих лиц привлекать нельзя. |
Работу может выполнять как сам работник, так и члены его семьи. |
|
Сотрудник может использовать свою технику и оборудование. |
Инструменты и материалы выдает работодатель. |
|
Форму дистанционной работы активно используют для найма ИТ-специалистов и представителей креативных профессий, но не только. |
Предполагает в основном ручной, физический труд. |
|
Оформление на работу возможно путем обмена документами (договорами, приказами, локальными актами) в электронном виде (ст. 312.2 ТК). |
Трудовой договор должен быть на бумажном носителе и подписываться лично работником. |
|
Сведения в трудовую книжку вносятся по согласованию. Могут не вноситься. |
Обязательно внесение записи в трудовую книжку. |
|
При расторжении трудового договора о дистанционной работе не требуется личное присутствие работника. |
Обязательно личное присутствие при расторжении договора. |