Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как пригласить на собеседование по электронной почте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Интервью является неотъемлемой частью процесса найма новых сотрудников, и приглашение на него, в том или ином виде, присутствует всегда. Чаще работодатели приглашают претендентов посредством электронной почты или по телефону, допустимо и официальное письмо, выполненное на бланке организации.
Как сформулировать приглашение по телефону
Звонок по телефону для многих работодателей остается единственным способом коммуникации с кандидатами на вакансию. Но о том, как приглашать на собеседование по телефону корректно, задумываются не все. Разговор по телефону требует от сотрудника работодателя:
- поставленной речи и хорошей дикции;
- доброжелательной и спокойной интонации;
- логики изложения.
Заботясь о том, как правильно пригласить на собеседование по телефону, сотрудник должен подготовить свою речь заранее. Состоять речь должна из:
- приветствия;
- краткого изложения причины звонка;
- уточнения, удобно ли соискателю сейчас разговаривать;
- непосредственно предложения интервью.
Как ответить на письмо?
Подтверждение приглашения выражает согласие кандидата посетить офис. Ответить на приглашение можно как в письменной форме (переслать ответ на электронный ящик), так и позвонить по указанным телефонам, напрямую уполномоченным лицам. Однако соискатели не всегда положительно реагируют на приглашения, если их что-нибудь не устраивает.
В таком случае необходимо грамотно отказать. Как это сделать?
Не следует игнорировать работодателя, если вы не намерены трудоустраиваться в компанию. В такой ситуации необходимо вежливо отказаться, известив нанимателя либо по телефону, либо написав письмо по электронной почте. Лучше указать причину, по которой соискатель не желает или не может занять предложенную должность.
Подробно о том, как отказать работодателю, если вакансия не подошла, мы рассказывали здесь.
Также желательно поблагодарить работодателя за внимание к вашей персоне и пожелать найти достойного сотрудника. При этом очень важно соблюдать деловой стиль общения. Сообщение об отказе следует направлять только в рабочее время и желательно в будни.
Как выделиться с помощью письма с приглашением на собеседование
Предстоящее собеседование может быть стрессовым и источником беспокойства для соискателей. Предоставление дополнительной информации исключительно в интересах кандидата создает впечатление сердобольного работодателя, который ценит своих людей. Это может показаться простым, но именно мелкие детали создают выдающийся бренд работодателя.
Включите следующую информацию в электронное письмо с приглашением на собеседование, чтобы привлечь и заинтересовать потенциальных сотрудников:
Когда дело доходит до личных собеседований, кандидаты хотят выглядеть соответствующе. Кандидату не обязательно носить костюм, если вы айтишники, но требования бывают разные, особенно если дело происходит очень жарким летом. Сообщите им, что уместно с точки зрения вашего офисного дресс-кода, это поможет снять напряжение с решения, что надеть.
Отсутствие необходимости беспокоиться о том, как они выглядят, позволяет кандидатам сосредоточиться на разговоре и подчеркнуть свою квалификацию.
Кандидаты могут приехать со всей округи для личного собеседования. Не думайте, что они смогут поймать такси. Справочные линии метро, вокзалы, автобусные маршруты, места для велосипедов и парковки в непосредственной близости от вашего офиса — очень важные детали. Предупредить, где можно припарковаться, если ваш офис в центре — серьезный бонус.
- Перечислите, что нужно взять с собой
Как отвечать на приглашение на собеседование
Как видите, единых стандартов оформления приглашения на интервью нет. Каждая организация выбирает удобные для себя форматы. Но если важно произвести впечатление, продемонстрировать респектабельность, значимость – следует тщательно готовить даже такое простое обращение, адаптировать под корпоративные стандарты и требования делового этикета. Такой подход покажет соискателю, что работодатель щепетилен в мелочах и может быть требователен к сотрудникам (значит, нужно серьезнее отнестись к вакансии и лучше подготовиться).
Что касается ответа на приглашение – у него также нет стандартов и правил. Примерная структура может быть такова:
- обращение к контактному лицу по имени, отчеству;
- благодарность за отклик и проявленный интерес;
- согласование предложенных дат и времени встречи или предложение своего варианта, если предложенный не устраивает (желательно указать причину).
Как ответить на письмо?
Подтверждение приглашения выражает согласие кандидата посетить офис. Ответить на приглашение можно как в письменной форме (переслать ответ на электронный ящик), так и позвонить по указанным телефонам, напрямую уполномоченным лицам. Однако соискатели не всегда положительно реагируют на приглашения, если их что-нибудь не устраивает. В таком случае необходимо грамотно отказать. Как это сделать?
Не следует игнорировать работодателя, если вы не намерены трудоустраиваться в компанию. В такой ситуации необходимо вежливо отказаться, известив нанимателя либо по телефону, либо написав письмо по электронной почте. Лучше указать причину, по которой соискатель не желает или не может занять предложенную должность. Подробно о том, как отказать работодателю, если вакансия не подошла, мы рассказывали здесь.
Как направить приглашение на собеседование?
Вакансия в любой фирме, компании не может оставаться открытой всегда: она – понятие временное. Её наличие прерывается либо нахождением нового сотрудника на место предыдущего, либо упразднением, реорганизацией должности, на которой она периодически появлялась и исчезала.
Открытая вакансия – постоянное напоминание о том, что фирме требуется сотрудник, исполнитель (подчинённый или нижестоящий руководитель подразделения, отдела).
Приглашение кандидатов на собеседование – первый шаг к закрытию работодателем образовавшейся при уходе предыдущего сотрудника вакансии.
К его отправке подходят тщательно – оно говорит новым будущим работникам о фирме иногда даже больше, чем фактические данные, имеющиеся о ней в свободном доступе.
Несмотря на то, что приглашение на собеседование имеет некие общие принципы и неписаные правила, в конечном счёте его нужно писать в произвольной форме. По нему у соискателя складывается первое реальное впечатление о компании, куда его зовут работать.
В качестве действующего лица может выступать как специалист, менеджер по подбору персонала, так и один из руководителей. В редких случаях – даже генеральный директор, владелец, учредитель, – когда фирма невелика и располагает единственным офисом.
Главное правило – доводить чётко до соискателей свои ожидания, не уклоняясь от соблюдения правил деловой переписки, установления важных для работы контактов.
Приглашение может быть оформлено как письменное или устное обращение к выбранному компанией соискателю. Они выбираются по результатам отбора из резюме многочисленных кандидатов, подавших заявки на конкретные вакансии.
Позволяет собрать информация о профессиональном опыте, знаниях и навыках соискателя.
В отдельных случаях может содержать образцы ответов на вопросы, при получении которых интервью может завершаться или могут задаваться дополнительные или уточняющие вопросы.
Ниже — черновой вариант простого скрипта, состоящего из вопросов соискателям должности «Управляющий магазином».
Черновой — потому что оптимальный список вопросов для телефонного интервью из них еще не выбран — задавать многие из перечисленных ниже вопросов уместнее во время очного собеседования.
«Большой ли был ассортимент магазина? Сколько товарных позиций? В какие товарные группы они объединялись? Кто и как определял, каким товаром будет торговать магазин.
Как устанавливался плана продаж магазину? По объему продаж в целом, план продаж на товарные группы или как-то по-другому. Кто принимал решение об установлении плана. Мог ли управляющий влиять на планирование продаж магазина. Что происходило, если магазин не выполнял или перевыполнял план. Почему выполняли/не выполняли/перевыполняли? Нужен ли вообще план продаж.
Кто принимал решения о закупках товара? На основании чего принимались эти решения? Кто и как ставил задачи отделу закупок?
Как устанавливались цены на товар? На основании чего менялась цена на товар? Как определялись цена на товар при объявлении скидок/акций.
Какие акции проводились в магазине. Кто и как их разрабатывал, какие цели ставились.
Что делали с неликвидным товаром?
Какие сложности возникали при приемке товара от поставщика (порча при транспортировке, бракованный товар, «недовоз», пересортица)? Как с ними справлялись? Какие документы при этом оформляли?
Как часто проводили инвентаризации? Кто в них участвовал, какой при этом был документооборот?
Как нанимались продавцы? Кто и как их обучал? Какие требованиям предъявлялись к продавцам? Приходилось ли их увольнять? За что увольняли? С какими сложностями приходилось сталкиваться в работе с персоналом магазина. Какая система оплаты труда была у продавцов в вашем магазине. Какой режим работы был у продавцов?
Использовались ли инструкции/стандарты в работе продавцов. Кто и как их разрабатывал?
Приходилось ли Вам в работе сталкиваться с представителями надзорных органов. Расскажите, как проходили проверки.
Как справлялись с претензиями покупателей? Расскажите, с какими ситуациями сталкивались чаще всего, как с ними справлялись. Были ли конфликты, как их урегулировали?
Были ли кражи в магазине? Как с ними боролись?
Какое торговое оборудование было установлено в магазине. Кто отвечал за его исправность?
Как определялась схема выкладки товара? Кто в магазине отвечал за мерчандайзинг?
По каким показателям анализировалась эффективность работы магазина?
Как и что анализировать в работе магазинов-конкурентов?
Чем вы планируете заняться в первую рабочую неделю. Что планируете сделать в магазине за первый месяц работы (три месяца)?»
Как отказать работодателю?
Об отказе от участия в собеседовании нужно сообщить: так Вы покажете себя ответственным деловым человеком. Вежливый отказ оставляет взаимоотношения с представителем компании на тёплой ноте. Если потребуется возобновить поиск работы, Вы продолжите общение о возможности трудоустройства.
Свяжитесь с представителем компании по оставленным им контактам (телефону или электронной почте). Обратитесь по имени и скажите, что не готовы занять вакантное место. Желательно указать причину, по которой Вы не можете пройти собеседование.
Работодатель достойно воспримет новость о том, что ему предпочли иную компанию или прекратили поиск по иным обстоятельствам. Поблагодарите за внимание к Вашей кандидатуре и пожелайте найти сотрудника на вакансию. Соблюдайте деловой стиль общения.
Сообщайте об отмене встречи заранее и в рабочее время, особенно это касается сообщений на электронную почту. Проводящий собеседование сотрудник не поблагодарит Вас, если утром назначенного дня обнаружит отправленный ночью отказ.
Как получить приглашение на собеседование?
Если соискатели не получают приглашения на собеседования от компаний, в которые направляли свои резюме, то на это может быть несколько причин:
- резюме не в полной мере отражает их опыт,
- резюме составлено с ошибками,
- резюме типовое и ничем не отличается от других, не несет никакой уникальности,
- возможно, ваш опыт, образование или навыки не соответствуют для данной вакансии,
- возможно, в резюме указано несколько желаемых должностей из разных сфер, что показывает неуверенность в себе кандидата и его неопределенность с родом занятий.
Существует несколько типов соискателей, которым достаточно сложно найти работу:
- Те, кто часто меняет места работы,
- Те, что долгое время находиться без работы,
- Те, кто являются высококвалифицированным сотрудниками.
В любом случае отсутствие приглашений на собеседование не повод расстраиваться, а только лишь повод пересмотреть свое резюме с точки зрения его привлекательности для работодателя.
Почему формат собеседования по телефону так популярен?
Собеседование по телефону используется работодателями как предварительный этап поиска и найма кандидатов. При минимальных затратах, если не считать времени, такие собеседования позволяют сразу отсеять тех соискателей, которые явно не соответствуют требованиям вакансии или корпоративной культуры.
С кандидатами, проживающими в другом населенном пункте или за городом, проведение собеседования по телефону становится обязательным пунктом, если компания не собирается ввести их в лишние траты и испортить свой имидж. Для позиций, предполагающих удаленную работу, такой способ интервью с претендентом может быть единственным вариантом.
Многоступенчатый процесс отбора кандидатов по времени может занимать до трех недель. Но уже на этапе собеседования по телефону опытный рекрутер сможет оценить наличие критического мышления и навыки межличностного общения, необходимые эффективной коммуникации. «Выбраковывая» менее квалифицированных соискателей, вы сужаете пул кандидатов, одновременно повышая качество оставшихся и экономя время, затрачиваемое на подбор.
Собеседование по телефону имеет еще одно преимущество. В телефонной беседе интервьюер не отвлекается на внешние факторы и сосредотачивается на смысле произносимого собеседником. Это позволяет формировать более глубокий, более целостный портрет кандидата и объективную оценку его компетенций.
К такому интервью необходимо подготовиться заранее, независимо от того являетесь ли вы рекрутером, проводящим первичное собеседование, или менеджером по найму, принимающим окончательное решение. Нужно знать не только, как правильно пригласить на собеседование по телефону, но и как правильно интерпретировать его ответы на ваши вопросы.
Надо ли готовить официальное приглашение на собеседование
При подборе персонала важный этап — знакомство с кандидатами на вакантные должности. Сначала это ознакомление происходит по резюме. Если оно заинтересовало, руководитель назначает личную встречу. Как пригласить на нее подходящего кандидата? Предпочтительнее это сделать в письменной, а не в устной форме. Дело в том, что человеку необходимо донести точно и подробно сведения: название компании, адрес, номер кабинета, дату, время собеседования, телефоны контактного лица.
В размещенном организацией объявлении с приглашением на работу обычно всех подробностей не содержится. А если сообщать по телефону, не известно, имеет ли возможность человек записывать в тот момент и запомнит ли необходимые нюансы. Письмо в этом случае донесет нужную информацию. Человеку не придется неоднократно перезванивать и переспрашивать.
В какой форме отправить?
При размещении резюме у кандидата есть возможность указать предпочитаемый способ связи (телефон или электронная почта) и время, удобное для звонка.
Если он не находится в активном поиске работы и найден методом HeadHunting или Executive search, то допустимо использовать социальные сети (Facebook, LinkedIn) или коммуникаторы (Telegram, Viber).
Можно отправить приглашение в СМС по телефону, однако личный звонок или использование электронной почты предпочтительнее.
Как работнику ответить вежливо и правильно на приглашение?
Ответ работодателю следует обязательно направить незамедлительно, это продемонстрирует вашу заинтересованность и серьезный настрой. Сообщить ответ нужно в той же форме, что получено приглашение. На сообщение по электронной почте — следует ответить электронно. Если соискатель приглашен в СМС, то в ответ также можно направить сообщение на телефон, или позвонить. При телефонном звонке нужно незамедлительно согласовать все моменты встречи — время, место, условия проведения.
Рекрутеру следует сообщить, придет ли соискатель на встречу. Если сначала вы согласились, но после обстоятельства изменились, не поленитесь и сообщите об этом работодателю. Один звонок или одно письмо создаст о вас благоприятное впечатление, а вы при этом не попадете в черный список компании.
По ссылке выше представлены образцы ответа соискателя на приглашение прийти на собеседование, рекомендуем изучить статью и не допускать распространенных ошибок соискателей при поиске работы.
Как ответить на письмо?
Подтверждение приглашения выражает согласие кандидата посетить офис. Ответить на приглашение можно как в письменной форме (переслать ответ на электронный ящик), так и позвонить по указанным телефонам, напрямую уполномоченным лицам. Однако соискатели не всегда положительно реагируют на приглашения, если их что-нибудь не устраивает. В таком случае необходимо грамотно отказать. Как это сделать?
Не следует игнорировать работодателя, если вы не намерены трудоустраиваться в компанию. В такой ситуации необходимо вежливо отказаться, известив нанимателя либо по телефону, либо написав письмо по электронной почте. Лучше указать причину, по которой соискатель не желает или не может занять предложенную должность. Подробно о том, как отказать работодателю, если вакансия не подошла, мы рассказывали здесь.
Также желательно поблагодарить работодателя за внимание к вашей персоне и пожелать найти достойного сотрудника. При этом очень важно соблюдать деловой стиль общения. Сообщение об отказе следует направлять только в рабочее время и желательно в будни.
Кто здесь звезда? Идеальное интервью
В 2010 году творческий коллектив российского телевизионного канала «Рен–ТВ» начал работу над новым проектом, разрабатываемом в жанре развлекательного шоу. Их новая передача, которая получила название «Кто здесь звезда? Идеальное интервью», была построена в формате интервью-розыгрыша. Причем интервью брались у широкого спектра известных людей. Это и политики, и журналисты, и спортсмены, и звезды шоу-бизнеса. Причем по задумке создателей шоу, известный гость совершенно не представляет себе, что участвует в развлекательном шоу. Перед самой программой ему сообщают, что необходимо дать интервью Австралийскому телевидению, а конкретно, одному известному австралийскому телевизионному журналисту, который представляет русскоязычный канал. Однако, придя в назначенное время на студию, звезда понимает, что журналист похож на зеленого новичка и крайне не профессионален. Он не может правильно сформулировать вопросы, постоянно сверяет их со списком, который достает из кармана, жует слова или же непрерывно тараторит, не давая гостю возможности опомниться и вставить, хотя бы одно слово. В этом Вы сами сможете убедиться, если захотите передачу «Кто здесь звезда? Идеальное интервью» смотреть онлайн. В этот момент очень забавно посмотреть на такие неодинаковые реакции приглашенных в студию героев. Одни быстро выходят из себя и пытаются покинуть студию. Другие с сочувствием смотрят на иностранного журналиста, пытаются помочь ему подобрать нужные слова и фразы, словом, берут интервью в свои руки. Самое оригинальное, что приглашенные звезды ведут себя в этот момент совершенно естественно, без положительных масок и поз, так как им и в голову не приходит, что эти неуклюжие моменты не будут вырезаны из передачи монтажерами, а, наоборот, пойдут в эфир без лишних купюр. Не зря творческий продюсер программы Екатерина Мурашева заметила, что именно с такой стороны Вы еще не видели представленного Вам публичного человека. И это вносит определенную изюминку в шоу. Австралийского журналиста изображают два разноплановых актера – Григорий Кулагин и Вячеслав Верещак. Один из них, как бы постоянно находится в легкой депрессии, а другой, наоборот, обладает неуемной энергией и гиперактивностью.