Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужна ли печать на документах организациям и ИП в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
Как составить счет на оплату
Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.
Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:
- Кто и кому выставляет счет.
- За что требуется оплата.
- Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
- Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
- Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).
Как отказаться от использования печати
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Если в уставе организации не закреплено использование печати, отказаться от нее можно, просто уведомив об этом своих контрагентов.
Если же говорить об ИП, то они вообще всегда использовали и используют печати исключительно по собственной прихоти. Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» никогда не обязывал предпринимателей заводить и использовать печати.
Поэтому ИП также могут отказаться от печатей, лишь предупредив об этом своих контрагентов в любой удобной для них форме.
Несколько иначе обстоят дела в тех случаях, когда обязанность по применению печати закреплена в уставе организации. Но и здесь отказ от печати не представляет никакой трудности – достаточно просто внести соответствующие изменения в устав, убрав из него упоминания о печатях.
Таким образом, использование печати сегодня не является законодательной обязанностью. Применение печатей – это скорее дань многолетней традиции. При этом не следует забывать о том, что далеко не все традиции одинаково хороши.
Единственное предназначение печати – это удостоверение подлинности совершенной в документе подписи, и на сегодняшний день с этой задачей она справляется гораздо хуже, нежели та же электронная цифровая подпись.
Порядок заполнения по строкам
Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Там нужно указать:
-
Порядковый номер и дату составления — строка 1. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Храниться они должны в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных — не менее четырех лет с даты последней записи.
-
Сведения о продавце — строки 2, 2а и 2б. Название, адрес, ИНН и КПП продающей стороны. Адрес указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений, которые допустимы в учредительных документах. Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.
-
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе — строки 3 и 4. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставится прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — в этой строке пишется «Он же».
-
Сведения об оплате — строка 5. Заполняется при продаже в счет ранее полученной предоплаты. Там указывают номер и дату платежно-расчетного документа. Если предоплаты не было, ставится прочерк.
-
Информация о документе об отгрузке — строка 5а. Там указываются номер и дата документа об отгрузке товаров, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.
-
Сведения о покупателе — строки 6, 6а и 6б. Продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя по учредительным документам, адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, или место жительства предпринимателя, а также ИНН и КПП покупателя.
-
Валюта и ее код — строка 7. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.
-
Сведение о госзаказах — строка 8. Заполняется при работе с госзаказами. В противном случае ставится прочерк или строка оставляется пустой.
-
Сведения о товаре. В табличной части нужно указать наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав. При вывозе товаров в страны ЕАЭС в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.
В графах 2 и 2а указываются единицы измерения отгруженной продукции. Это код и определенное условное обозначение согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения. Но проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. Когда указывать нечего, например, при реализации услуг, ставятся прочерки. Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» заполняются только по иностранным товарам.
-
Цена и стоимость товара. В графе 4 ставится цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк. В графе 5 указывается стоимость товаров, работ, услуг без учета налога.
-
Ставка и сумма налога. В графе 7 отмечается размер налоговой ставки, в графе 8 — сумма налога в рублях и копейках, полная, без округления, в графе 9 — стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.
-
РНПТ (регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости). Заполняется в графе 11 по импортным товарам из списка. Либо там указывается регистрационный номер таможенной декларации для прочих товаров.
В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.
Если допущены ошибки при оформлении счетов-фактур и первичных документов
Хотя при обнаружении ошибок в первичном документе Законом о бухгалтерском учете не предусмотрена замена ранее принятого к учету первичного учетного документа новым (на это, в частности, указали финансисты в Письме № 07-01-09/2235), арбитры тем не менее считают возможным осуществление подобной замены.
- увеличение или уменьшение стоимости отгрузки (например, вследствие предоставления скидки покупателю или изменения условий сделки);
- возврат продавцу не оприходованных покупателем товаров[3];
- утилизация покупателем (по договоренности с продавцом) принятых на учет бракованных товаров[4];
- недостача товара или расхождения в сведениях о количестве товара (объеме работ или услуг), указанных в товарно-сопроводительных документах и счете-фактуре[5].
Что делать в спорные моменты
Печать является обязательным элементом для ряда документов. Часто приходится решать законность отсутствия печати через суд. Посмотрим, что говорят законы.
- Контракты. Законодательством не предусмотрено обязательное наличие печати договаривающихся сторон. Например, трудовые договоры могут быть заключены без печати.
- Первичная документация. Организации могут разрабатывать первичные учетные формы самостоятельно. Отпечатки пальцев на этих документах также не обязательны.
- История работы. При наличии печати ее необходимо ставить на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при редактировании записей. Обязательная печать была отменена 27 ноября 2016 года.
- Составление отчетов. Многие организации представляют отчеты в электронном виде. Печать не требуется: ее заменила электронная подпись. Однако форма 4-ФСС, книга продаж, книга доходов и расходов по-прежнему требуют наличия на своих страницах чернового варианта.
Итоговая шпаргалка (пямятка)
| Поле | Платежка по ЕНП | Платежка вместо уведомления о начислениях | Платежки не на ЕНС |
| Плательщик (поле 8) | Краткое наименование организации или обособленного подразделения; Ф.И.О предпринимателя |
||
| КПП плательщика (поле 102) | У российских организаций – «0», но допустимо указать КПП плательщика. У ИП – «0» | КПП, присвоенный инспекцией, куда организация платит налоги, сборы или взносы. У ИП – «0» | |
| Статус плательщика (поле 101) | 01 | 02 | 01 |
| КБК (поле 104) | КБК ЕНП – 18201061201010000510 | КБК налога, сбора или взносов | КБК налога или сбора |
| ОКТМО (поле 105) | 0, но допустимо указать ОКТМО территории, куда по НК зачисляется платеж | ОКТМО территории, куда по НК зачисляется платеж | |
| Основание платежа (поле 106) | |||
| Налоговый период (поле 107) | Период, за который перечисляете налог или взносы | ||
| Номер документа-основания платежа (поле 108) | |||
| Дата документа-основания платежа (поле 109) |
Для чего нужно оформление счета
На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.
Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.
Счет на оплату 2020: скачать образец
Счет на оплату заполняют вручную или в программе. Второй вариант удобнее и быстрее: вы можете создать новый документ на основании схожего, быстро выбрать контрагента. Заполняя счет на оплату в программе, вы минимизируете ошибки: реквизиты ваши и покупателя уже есть в системе.
Унифицированной формы документа нет. Поэтому организации могут либо самостоятельно разработать эту форму, либо использовать ту, которую предлагает бухпрограмма. Главное, чтобы в счете на оплату были следующие реквизиты: – дата; – номер; – информация о поставщике и его банковские реквизиты; – информация о покупателе; – перечень товаров, работ, услуг с указанием количества и стоимости; – общая сумма к оплате и НДС; – подписи руководителя и бухгалтера; – печать.
Требования к бланкам строгой отчетности
Бланки строгой отчетности можно печатать только через онлайн-кассу. Использовать БСО, отпечатанные в типографии, запрещено. Все реквизиты БСО почти ничем не отличаются от реквизитов чека онлайн-кассы:
- наименование,
- порядковый номер,
- дата, время и место (адрес) расчета,
- наименование организации или фамилию, имя, отчество ИП,
- ИНН,
- система налогообложения продавца,
- признак расчета (приход, расход, возврат прихода, возврат расхода),
- наименование товаров, работ, услуг (если их можно определить в момент оплаты),
- платежа, выплаты, их количество, цену за единицу в рублях с учетом скидок и
- наценка, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС плательщиком налога. ИП на спецрежимах, кроме тех, которые торгуют подакцизными товарами, не указывают в БСО наименование товара (работы, услуги) и его количество до 1 февраля 2021 года,
- сумма платежа (с указанием НДС и суммы налога),
- форма и сумма расчета наличными деньгами или в безналичном порядке,
- должность и фамилия сотрудника, который оформил и выдал покупателю БСО. Исключение: расчеты через автоматические устройства в безналичном порядке в интернете,
- регистрационный номер онлайн-ККТ,
- заводской номер фискального накопителя,
- фискальный признак документа,
- адрес сайта ФНС России, на котором можно проверить платеж,
- абонентский номер или адрес электронной почты покупателя при передаче БСО в электронной форме или сайт, на котором такой документ можно получить,
- адрес электронной почты продавца при передаче покупателю БСО в электронной форме,
- порядковый номер фискального документа,
- номер смены,
- фискальный признак сообщения,
- заводской номер автоматического устройства для расчетов, если оплату принимают через такое устройство,
- QR-код,
- место (адрес) установки автоматического устройства для расчетов, с применением которого был расчет, – при расчетах с применением автоматических устройств.
Проверка приложенных документов
Как правило, сотрудники собирают все, что можно собрать, включая личные чеки и прочий мусор и просто вываливают бухгалтеру на стол – разбирайся.
Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.). Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность, Ф.И.О. кассира;
- наименование документа;
- признак расчета;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер ФН;
- адрес сайта для проверки ФКЧ (фискального кассового чека);
- номер смены, порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- НДС (ставка, сумма);
- указание на систему налогообложения;
- код товара;
- QR.
Бумажные кассовые чеки можно не прилагать к авансовому отчету в некоторых случаях, например, если место командировки относилось к тем, где в силу закона можно вести расчеты без ККТ, см. п. 3, 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Вместо них можно приложить товарный чек, БСО. Чек также может быть представлен в электронной форме (ссылка на электронный документ).
Реквизиты электронного фискального чека поименованы в приказе ФНС России от 14 сентября 2020 г. № ЕД-7-20/662. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету.
Если каких-то обязательных реквизитов нет, а также если документы:
- выцвели;
- повреждены;
- содержат нечитаемые реквизиты;
- содержат операции, не соответствующие характеру подотчетной операции,
Если QR-код отсутствует на чеке, как принять такие расходы?
Указанный QR-код — обязательный реквизит кассового чека (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). Если он печатается, значит, онлайн-касса полностью соответствует требованиям закона. В данной ситуации не возникает вопроса о принятии в состав расходов суммы, подтвержденной правильным чеком.
Но бывают случаи, когда QR-код на чеке отсутствует. Минфин РФ разъясняет в своем письме № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019, что приложенные к авансовому отчету документы-подтверждения произведенных платежей, если оформлены с нарушением законодательства РФ, не подлежат включению в состав расходов при расчете налога на прибыль. Требование о соответствии документов, подтверждающих расходы, прописано в статье 252 НК РФ (п.1). По аналогии такие суммы не участвуют и в уменьшении налога при УСН (п.2 статьи 346.16 НК РФ).
Таким образом, кассовый чек без QR-кода не может быть использован для подтверждения произведенных расходов в налоговом учете. Причина — QR-код является обязательным реквизитом. И его отсутствие — нарушение законодательства РФ.
Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)
Коммерсант, который последний раз оформлял счет-фактуру полтора десятка лет назад, сегодня может призадуматься, печать на счет-фактуре ставится или нет, т. к. в прошлом печать была обязательным реквизитом этого документа. Без ее присутствия составление счета-фактуры теряло смысл, а налоговый вычет был невозможен. В те времена статус любого документа без печати был ничтожен.
Современные требования к проставлению печати в документах изменились коренным образом. Например, сейчас компаниям позволено вовсе не иметь печати, если в их уставе она не упомянута. Это стало возможным с 07.04.2020 (п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Счет на оплату в 2020 году
- наименования компании-продавца, вплоть до отражения ее организационно-правовой формы. Если продавец – предприниматель, то указываются его полные Ф.И.О.;
- юридического или фактического адреса;
- ИНН (для ИП) и ИНН и КПП (для ООО);
- предмета договора – товара, актива, работы или услуги;
- количественного его выражения;
- цены за единицу и общей стоимости сделки;
- валюты сделки – рублей (!).
- предприниматель указывает только свой ИНН, а организация – ИНН и КПП;
- организация обязана ставить печать на счете, а у предпринимателя печати может и не быть. Поэтому он должен в отведенном для печати месте указать «Б/П», т.е. без печати;
- банковские реквизиты тоже различаются. В частности, первые 5 цифр расчетного счета прямо указывают на организацию или предпринимателя: 40802 – так начинается счет для ИП, 40702 – для юридического лица;
- организация в счете указывает свое уставное наименование, как правило, сокращенное. Например, ООО «Секундочка». А вот предприниматель должен указать, например, «ИП Иванова Анна Сергеевна».
Счет на оплату 2020: скачать образец
Счет на оплату заполняют вручную или в программе. Второй вариант удобнее и быстрее: вы можете создать новый документ на основании схожего, быстро выбрать контрагента. Заполняя счет на оплату в программе, вы минимизируете ошибки: реквизиты ваши и покупателя уже есть в системе.
Унифицированной формы документа нет. Поэтому организации могут либо самостоятельно разработать эту форму, либо использовать ту, которую предлагает бухпрограмма. Главное, чтобы в счете на оплату были следующие реквизиты: – дата; – номер; – информация о поставщике и его банковские реквизиты; – информация о покупателе; – перечень товаров, работ, услуг с указанием количества и стоимости; – общая сумма к оплате и НДС; – подписи руководителя и бухгалтера; – печать.
Разъяснения: печать на счете-фактуре
Ставится ли печать на счете-фактуре, может интересовать бухгалтера, если он впервые оформляет этот документ (впрочем, у опытных специалистов порой тоже возникают сомнения по этому поводу). Нюансы, связанные с проставлением печати в счетах-фактурах в 2020-2020 годах, рассмотрим в нашей статье. Счета-фактуры были введены для контроля налоговых органов за правильностью исчисления и полнотой уплаты в бюджет НДС организациями и индивидуальными предпринимателями. Постановлением N 914 установлены необходимые показатели для расчета суммы НДС. Следовательно, необходимость в использовании дополнительных реквизитов в счете-фактуре отсутствует. Хотя те, кто еще не привык к документам без печати, могут ее ставить в качестве дополнительного реквизита (письмо Минфина от 30.10.2012 № 03-07-09/146, ФНС от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).
Мне тоже интересно, почему налоговая отменила обязательное проставление печати в счет-фактуре. Печать является заверителем подписи. И нормам делопроизводства если документ отдаем в другую организацию, мы должны заверить продпись, соответвенно ставим печать.
Бухгалтерские и юридические услуги
Таким образом, ответ на вопрос, ставят ли печать на счет-фактуре, заключается в том, что уже много лет она не является обязательным реквизитом. Хотя те, кто еще не привык к документам без печати, могут ее ставить в качестве дополнительного реквизита (письмо Минфина от 30.10.2012 № 03-07-09/146, ФНС от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).
Коммерсант, который последний раз оформлял счет-фактуру полтора десятка лет назад, сегодня может призадуматься, печать на счет-фактуре ставится или нет. т.к. в прошлом печать была обязательным реквизитом этого документа. Без ее присутствия составление счета-фактуры теряло смысл, а налоговый вычет был невозможен. В те времена статус любого документа без печати был ничтожен.
Рекомендуем прочесть: Что не имет право описать по долгу за квартиру
Ставится ли печать на счете на оплату
В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2020 № 82-ФЗ внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» применение круглых печатей не является обязательным (за исключением проставления печати на ограниченном перечне документов). Бланки первичной документации, на которых не указано «МП» — место для печати, не заверяются печатью. Счет на оплату, как было сказано ранее, не может быть причислен даже к первичной документации, поэтому на вопрос, обязательна ли печать на счете на оплату, можно дать отрицательный ответ.
- номер и дату выставления счета;
- наименование организаций (продавца и покупателя);
- адреса и реквизиты обеих сторон для возможности оплаты счета;
- перечень продаваемых товаров или услуг;
- их количество;
- единицы измерения товара (штуки, упаковки, килограммы и т.д.);
- цену;
- общую сумму счета.