Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».

Когда сдается корректировка 6-НДФЛ

Налоговый агент сдает корректировку 6-НДФЛ, когда в расчет не включены данные или в отчете имеются ошибки.

Уточненный расчет нужно сдавать по форме, действовавшей в период, за который корректируется информация (п. 5 ст. 81 НК). Когда информация корректируется за периоды с 2021 года, расчет нужно подавать по форме, регламентированной Приказом ФНС от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@.

Расчет 6-НДФЛ нужно корректировать и сдавать не только при занижении подлежащих уплате сумм налога, но также и при их завышении (Письмо ФНС от 01.11.2017 г. № ГД-4-11/22216@, Письмо ФНС от 21.07.2017 г. № БС-4-11/14329@).

Кроме арифметических и технических ошибок, возникающих в отчетности, информацию о доходах и НДФЛ нужно исправлять, когда:

• в расчете за 1 квартал нет зарплаты, которая начислена за март, но выплачена после сдачи отчета (Письмо ФНС от 25.11.2021 г. № БС-4-11/16428@);
• НДФЛ, удержанный с декабрьской зарплаты за 2021 год, выплаченной в январе 2022 года, не отразился в стр. 160 разд. 2 и в разд. 1 отчета за 1 квартал 2022 года (Письмо ФНС от 11.02.2022 г. № БС-3-11/1230@);
• пересчитывается доход за предыдущие периоды (Письмо ФНС от 21.07.2017 г. № БС-4-11/14329@, Письмо ФНС от 27.01.2017 г. № БС-4-11/1373@).

Если внести исправление раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.

Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:

• указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее
• в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные
• остальные поля заполняются так же, как в первичном расчёте

Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать 2 расчёта:

1. В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
2. Во втором расчёте указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.

Исправления суммы налога или дохода

В уточнённой декларации ставится номер корректировки, указывается дата заполнения документа. Вносятся исправленные показатели в разделы 1 или 2.

Если НДФЛ станет больше из-за доначисленной зарплаты за последние 3 месяца (это раздел 1), другие декларации, кроме текущей, менять не нужно. Но если исправления коснулись прошлых периодов (например, 1 квартал или полугодие), то корректировку придётся сдавать и по ним.

То же относится и к снижению сумм налога и доходов. Нужно быть готовым к запросам ИФНС по предоставлению пояснений в связи с подачей уточнений.

Сроки сдачи корректировки

Обнаружить ошибку в 6-НДФЛ могут как сами работники налогового агента, так и специалисты налоговой инспекции. Последние обязаны выслать требование об устранении нарушений. Его нужно исполнить в течение 5 дней после получения.

Подавать корректировку следует как можно раньше — сразу после найденного несоответствия. Санкций не будет, если ошибка, обнаруженная в декларации, не станет причиной занижения НДФЛ к уплате. Но налоговый инспектор обязательно запросит исправленную декларацию и письмо — пояснение.

Отправить корректирующий отчёт 6-НДФЛ можно в любой из трёх промежутков:

• между датой подачи исходного отчёта и последним днём разрешённого периода отправки декларации. Будет считаться, что получен исходный вариант декларации, и санкций со стороны ФНС не последует;
• между последним днём разрешённого периода отправки декларации и последним установленным сроком уплаты НДФЛ. Здесь ИФНС может сама обнаружить ошибку и отправить запрос налоговому агенту. Если он уложится в 5 дней и внесёт поправки, штрафа не будет. Если налоговый агент сам исправит ошибку без полученного требования и уплатит недостающую сумму НДФЛ, то санкций тоже не будет;
• по истечении последнего разрешённого дня подачи отчётности и дня уплаты НДФЛ. Штраф будет только при несоблюдении 5-дневного срока ответа на требование. Однозначно придётся уплатить штраф за просрочку перечисления НДФЛ в размере 20% от неуплаченной суммы налога. За подачу корректирующего отчёта без наличия уведомления от ИФНС штраф не полагается, вне зависимости от сроков его отправки.

Таким образом, есть всего два способа избежать штрафов:

1. подать корректировку и доплатить НДФЛ до получения требования ИФНС об устранении расхождений;
2. устранить расхождения и перечислить НДФЛ в установленные 5 дней после получения требования ИФНС.

Как подавать уточненный расчет

В НК об этом сказано очень интересно. Уточненный расчет должен содержать данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых обнаружены факты неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению суммы налога .

На первый взгляд получается, что расчет 6-НДФЛ надо подать только на разницу, то есть на ту сумму дохода, которую недоучли, и на ту сумму НДФЛ, которую недоплатили. Но как тогда быть, если налог излишне удержан? Показывать в расчете отрицательные суммы дохода, вычетов и налога?

А как же тогда выполнить это требование при исправлении недостоверных данных, например указанных в разделе 2 расчета неправильных дат получения дохода, удержания и перечисления НДФЛ?

Кстати, в Порядке заполнения расчета 6-НДФЛ не сказано ни слова о том, как в нем отражать исправленные данные. Есть лишь минимальная информация — по строке «Номер корректировки» на титульном листе проставляется :

• при сдаче первичного расчета — «000»;
• при сдаче уточненного расчета — номер корректировки: «001», «002» и т.д.

В общем-то, ничего нового. Эта фраза есть в порядке заполнения декларации по любому налогу.

Первый раздел должен содержать информацию по всем суммам начисленного дохода, а также начисленного и удержанного налога. Показатель указывается нарастающим итогом с начала года. При этом, наиболее частыми ошибками при заполнении этого раздела являются следующие:

• Первый раздел заполняют не нарастающим итогом;
• В 020 строку включают доходы, которые не облагаются НДФЛ;
• В 070 строке включают налог, который будет удерживаться в следующем отчётном периоде. Возникнуть такая ошибка может если указать НДФЛ зарплаты начисленной в одном периоде, выплата которой будет только в следующем периоде;
• В 080 строке указывают налог, по которому ещё не наступила обязанность по удержанию и перечислению;
• В 080 строке указывают разница между начисленным и удержанным налогом.

Как сдать уточненный (корректировочный) расчет правильно

Алгоритм сдачи корректировочного расчета принципиально не отличается от предоставления первичной версии документа. Однако есть ряд важных особенностей, характеризующих данную процедуру.

При подготовке уточненки по 6-НДФЛ нужно иметь в виду, что:

• Уточненка сдается по той форме, что применялась в налоговый период, за который направлялся первичный документ (п. 5 ст. 81 НК РФ).

Форма бланка 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Однако в нее внесены изменения Приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Обновленный бланк вступил в силу с 26.03.2018.

• Фирмой, имеющей штат 25 сотрудников и больше, уточненка 6-НДФЛ, как и первичная версия расчета, сдается в электронном виде.
• Корректировка 6-НДФЛ заполняется полностью, как если бы в ФНС направлялся первичный расчет. Однако на титульном листе уточняющей формы должен стоять номер корректировки — 001, 002 и т. д.

Таким образом, уточненка по 6-НДФЛ может сдаваться в ФНС, и не один раз. А в некоторых случаях предоставляется даже в нескольких экземплярах одновременно. Изучим подробнее, когда именно.

Иногда, при формировании отчета по форме 6 НДФЛ, может «закрасться» ошибка. Наиболее «популярные» из них:

• В кодах КПП и ОКТМО;
• в коде, что указывается в качестве учета налогового агента. Такое происходит, когда в одно и то же отделение ФНС подается расчет по обособленному подразделению или по головному предприятию;
• в данных по выплаченным сотрудникам доходам, если они облагаются по разным налоговым ставкам. Это происходит, когда требуется подать развернутый отчет, а бухгалтер формирует свернутый отчет;
• в числовых значениях по суммам дохода, а также по удержанным с них суммам налога;
• в числовых датах, когда надо произвести выплаты. От них зависит срок уплаты НДФЛ в бюджет.

Пример уточненного расчета.

Как сделать корректировку 6-НДФЛ на примере

Рассмотрим более подробно, как сделать корректировку и предоставить уточненку по 6-НДФЛ.

Допустим, фирма предоставила отчет 6-НДФЛ за первый квартал 2017г., но после сдачи отчета бухгалтер обнаружил ошибку — в общем количестве получивших доход физических лиц по строке 060 не учли одного сотрудника.

Бухгалтеру необходимо сделать следующее:

• На титульном листе проставить номер корректировки «001»;
• Указать новую дату представления внизу каждой страницы отчета:

Как сделать корректировку 6 НДФЛ без ошибок

Чтобы не подвергать рискам свою деятельность, надо знать и выполнять общие требования к заполнению этой формы:

• Для занесения данные берут из первичных бухгалтерских документов, имеющейся у предприятия (ИП) системы учета и контроля.
• При создании документа используется один титульный лист и необходимое количество рабочих страниц, соответствующая нумерация. Итоговый объем указывают в графе «Стр.».
• Скрепление частей отчета допустимо только такими способами, которые не портят бумажный носитель. Не разрешается двусторонняя печать, зачеркивание, видимые следы стирания надписей, исправления с применением корректирующих карандашей и аналогичных средств.
• При совершении записей рекомендуется использовать черные чернила. Допустимо применение синего и фиолетового цвета. Удобнее, но не обязательна печать на принтере. Записи ручным методом делают понятные, четкие, не допускающие двойного толкования.
• Заполнение всех полей начинают с левой стороны. В каждой графе не оставляют ни одной пустой ячейки. При отсутствии данных, их заполняют прочерками. Дробные значения вписывают только там, где для этого предусмотрены специальные места. В строке 130 есть соответствующие поля, там можно написать «90000———-.53». В стр. 140 для разделительного знака места нет, туда заносят только целые числовые данные. Если форма предназначена для суммы, и получилось нулевое значение, в нее вписывают «0».
• В нижнем левом поле титульного листа обязательно указывают данные документа, если на его основании действует полномочный представитель налогового агента.

Кто и когда должен сдать отчет по 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ сдают каждый квартал и по итогам года все фирмы и ИП с работниками — налоговые агенты. В отчете отражают информацию о начисленном и удержанном с зарплаты НДФЛ.

Если зарплата не начислялась — нет обязанности удерживать налог на доход и сдавать отчет. Отправьте налоговой письмо о том, что не являетесь налоговым агентом, чтобы от вас не ждали отчет и не блокировали расчетный счет за опоздание.

Сроки сдачи 6-НДФЛ за год установлены п. 2 ст. 230 НК РФ. Расчеты за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев сдавайте не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Годовой расчет — до 1 марта года, следующего за отчетным.

• За 2021 год — до 1 марта 2021;
• За 1 квартал 2021 — до 30 апреля 2021;
• За полугодие 2021 — до 2 августа 2021;
• За 9 месяцев 2021 — до 1 ноября 2021;
• За 2021 год — до 1 марта 2022.

Форму 6-НДФЛ представляют в налоговую инспекцию по месту учета. Это можно сделать в электронном виде через интернет. Бумажный вариант вправе сдавать только налоговые агенты, у которых в течение налогового периода численность сотрудников не превышала 10 человек.

Сколько раз можно сдавать уточненную форму 6-НДФЛ

Обычно предполагается разовая подача уточненной формы 6-НДФЛ. Но если в ней вновь обнаружены ошибки, то представить можно вторую форму. При этом важно правильно указать номер корректировки на титульном листе. Главное, чтобы он он был на единицу больше предыдущего. Кроме того, существует также такой вариант представления уточненки, при котором одновременно сдают несколько корректировок формы 6-НДФЛ, например:

1. При обнаружении ошибок в формах за несколько периодов. Даже если со стороны налоговой нет претензий после проведенной камеральной проверки, но компания сама обнаружит ошибки, сдать корректировку нужно. Сделать это можно одновременно с формой, представляемой по более позднему периоду. Помимо этого, при обнаружении ошибок в предыдущих кварталах, уточненка представляется по всем налоговым периодам. Это связано с тем, что данные в 6-НДФЛ указывают нарастающим итогом.
2. Когда допущена ошибка при указании ОКТМО, КПП. В этом случае в налоговую сдают 2 экземпляра расчета:

• уточненки с кодом корректировки 000 (нулевой) и нулевыми показателями, но с неверный ОКТМО или КПП, ранее указанными в первичном документе;
• первичную форму 6-НДФЛ, содержащую верный ОКТМО и КПП, а также необходимые сведения.

Федеральная налоговая служба РФ поясняет, что некоторые Отчета, сданные с ошибками, не будут основанием для начисления штрафов. Например, публиковались письма ФНС, в которых было указано, что ФНС применяет наказание в смягчающей форме к тем налогоплательщикам, которые допустили незначительные ошибки, не причинившие правам физлиц, на которых подаются сведения, ущерба. Не рассматривались также как серьезные нарушения ошибки, которые не стали причиной недоплат в бюджет по НДФЛ. То есть, мелкие арифметические неточности и незначительные орфографические ошибки не будут причиной для применения штрафных санкций к организации.
Но опытные предприниматели предпочитают тщательнее проверять строки, заполняемые в Отчете перед передачей Отчета в налоговую инспекцию, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций.
Если же даже после сдачи Отчета ошибка все-таки обнаружена, предприятию стоит незамедлительно предоставить в инспекцию уточненку, успев опередить инспекторов, тогда можно избежать и штрафных санкций, и дополнительных инспекций со стороны государственных контролирующих органов.
За какие ошибки в 6-НДФЛ будут штрафовать, рассмотрим далее.

Ошибки второго раздела

Второй раздел заполняется с указанием данных только за последний квартал. Подчас организации сдают отчеты, указывая данные второго раздела нарастающим итогом, по аналогии с первым разделом, что признается как грубые ошибки 6-НДФЛ.
Для проверки правильности заполнения второго раздела рекомендуется сумму налоговых удержаний по строчке «140» уменьшить на показатель строчки «090», рассчитанная сумма должна в разделе два быть внесена в казну в промежутке времени между строками «110» и «120». Если сумма учитывается в заданном строчками периоде (с числа удержания налога до числа его перечисления), то инспекцией такой результат будет засчитан. Если же в результате получилось, что сумма «падает» раньше срока, то такой результат будет причиной возникновения задолженности. Налоговая выставит требование.
При расторжении с сотрудниками трудовых отношений и увольнении работнику выдается заработная плата за истекший месяц и фактически отработанные дни в текущем, а также компенсация за неиспользованные дни отпуска. Ошибкой считается, если бухгалтер не отразит заработок за прошлый месяц отдельно от суммы компенсации с оплатой труда в текущем периоде.

Штрафы за некорректные данные в расчете: как избежать

Начнем с того, что если налоговый агент предоставил расчет с некорректными данными, то, согласно ст. 126.1 НК РФ, на него налагается штраф 500 руб. за 1 документ. Однако если агент успел подать исправленный документ раньше, чем ошибка была обнаружена налоговиками, наказание применено не будет. В связи с этим целесообразно подать уточненный расчет, чтобы избежать не только штрафа, но и вопросов проверяющих.

Напомним, что при подаче уточненного расчета в графе «Номер корректировки» указывается 001, если это первый уточняющий расчет, 002 — если второй и т. д. Форма должна быть заполнена полностью, ошибочная информация заменяется на правильную. Разберем основные проблемы заполнения расчета, которые могут повлечь корректировки и подачу уточненки.

Похожие записи:

• Как вернуть машину в автосалон или бывшему владельцу
• Жилищная субсидия: кому положена и как ее получить
• Как проходит исполнительное производство?