Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Определяем размер компенсации.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Обязательные реквизиты путевого листа с 01.03.2023
Таким образом, состав сведений должен быть такой:
|
№ |
РЕКВИЗИТ |
ЧТО УКАЗЫВАТЬ И КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
| 1 | Срок действия путевого листа | Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Если путевой лист оформлен более чем на 1 календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. |
| 2 | Лицо, оформившее его | Для юрлица:
Для ИП:
|
| 3 | Транспортное средство | Сведения о т/с должны включать:
|
| 4 | Водитель (-ли) транспортного средства | Сведения должны включать:
|
| 5 | Вид перевозки | Сведения должны включать информацию о перевозке:
1. Коммерческие перевозки. Это может быть:
2. Перевозки для собственных нужд. 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств. |
| 6 | Вид сообщения | Городское, пригородное или междугородное |
Путевые листы – 2021: обзор новых требований
Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».
Вот почему выбор правильной формы путевого листа и ее дальнейшее корректное заполнение — важнейшая задача для любой организации и ИП, использующих в своей работе транспортные средства.
Организации и ИП, для которых автотранспортные перевозки не являются основным видом деятельности, могут выписывать путевые листы с произвольной периодичностью: на день, неделю, но не более чем на месяц. Для лиц, занимающихся регулярными автотранспортными перевозками, установлена обязанность выписывать путевые листы ежедневно, за исключением случаев, когда сотрудник направляется в командировку.
Реквизит предполагает указание не только модели, как было ранее, но и марки автомобиля, а также марки прицепа/полуприцепа, если они эксплуатируются. В этой же графе уточняются показания счетчика при отправлении автомобиля с парковки и возвращении его на стоянку к завершению смены. Данные записываются ответственным лицом, назначенным приказом, проставляющим рядом свою подпись и инициалы. Если ИП является водителем транспортного средства, ответственное лицо может не назначаться.
К числу нововведений относится разрешение вести журнал учета путевок в компьютерной программе, предусматривая возможность его распечатки в бумажном виде. Подлинность документов, оформляющихся в электронном формате, должна быть подтверждена УКЭП.
Книга регистрации, составляющаяся «по старинке» на бумажном носителе, тоже изменилась: теперь ее обязали пронумеровать и прошнуровать, заверив количество страниц подписью руководителя.
Для оформления путевого листа на директора можно использовать стандартные шаблоны документов либо разработать самостоятельные. Во втором случае нужно указывать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2021 г. № 152.
Если авто взят в аренду и сотрудник ездит на нем только по своим делам, то у надзорного органа может возникнуть простой вопрос: а зачем тогда автомобиль взят в аренду, если его эксплуатация происходит не для служебных целей?
Использование личного транспорта в служебных целях
Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2022 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2022 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника. Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2022 году”
Ошибка: Сотрудник фирмы, работающий на складе, вынужден был осуществить длительную поездку на завод за не доставленным в срок материалом на собственном автомобиле. Он не потребовал компенсации стоимости бензина от работодателя, поскольку думал, что на возмещение подобных расходов имеют право только сотрудники, чья ежедневная работа связана с разъездами.
На самом деле, правом на компенсацию ГСМ обладает любой сотрудник, который по договоренности с руководством (не самовольно) отправился в деловую поездку на личном транспорте.
Ошибка: Сотрудник фирмы не потребовал компенсации горючего после того, как совершил служебную поездку на личном грузовике, поскольку поездка имела разовый характер, обычно эксплуатировался транспорта из автопарка предприятия.
Даже если служебная поездка на личном автомобиле была разовая, работнику по-прежнему полагается компенсация стоимости ГСМ.
Новости экономики и финансов СПб, России и мира
Существует несколько вариантов учета в этом случае.1. Организация арендует автомобили у сотрудников, платит им арендную плату и заправляет автомобили, используемые для осуществления производственной деятельности.В этом случае в соответствии со ст.
645, 646 Гражданского кодекса РФ арендная плата по договору аренды автомобиля без экипажа включает только плату за пользование автомобилем. Стоимость топлива учитывается арендатором в целях налогообложения прибыли на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ в зависимости от назначения используемого транспорта. 2.
Организация арендует автомобили и выдает топливные карты сотрудникам в счет арендной платы.В этом случае стоимость топлива, выданного сотрудникам, учитывается в составе расходов на арендные платежи подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.3.
Организация выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, а так же компенсирует расходы на бензин в порядке ст. 188 Трудового кодекса РФ.
В этом случае расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
А вот расходы на приобретение ГСМ, если уже выплачена компенсация, не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ). Не учитываются в целях обложения налогом на прибыль и расходы на компенсацию сверх норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 №92.4.
Автомобили не используются в служебных целях, тогда топливная карта рассматривается как подарок сотруднику.Стоимость подарков, выданных сотрудникам, не уменьшает налогооблагаемую прибыль, ведь не выполняются требования ст.
Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта 2022 году (приказ)
- Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
- Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
- Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
- Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
- Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.
Действующий перечень реквизитов в 2023 году
Несмотря на то, что бланк путевого листа никак не упорядочиваются законом, обязательный перечень реквизитов описан в приказе Минстранса №368 от 11.09.2020. На сегодняшний день реквизиты должны быть такие:
- наименование формы, номер по порядку;
- период действия;
- сведения о владельце ТС;
- информация о транспортном средстве;
- данные водителя;
- информация о перевозке (вид сообщения, тип перевозки).
Если в путевом листе указаны ложные сведения или информация предоставлена не полностью, водитель должен оплатить штраф: от 500 до 100 000 рублей для должностных, юрлиц и ИП.
В каких ситуациях компенсационные суммы облагаются НДФЛ?
Теперь поговорим о налогах. Вся прибыль, которую получают физические лица, в том числе сотрудники предприятий, облагается налогом на доходы физических лиц. Освобождаются от налогообложения все типы предусмотренных трудовым законодательством компенсаций.
То есть необлагаемая сумма та, которую указали в договоре об использовании личного автомобиля в служебных целях. При этом должна быть документация, подтверждающая принадлежность эксплуатируемого транспортного средства налогоплательщику. Также при помощи документов нужно будет подтвердить фактическую эксплуатацию транспортного средства для интересов предприятия и сумму растрат, с ней связанную.
Но ни в трудовом, ни в налоговом законодательстве не содержится:
- Перечень документации, которой можно подтвердить эксплуатацию собственного транспортного средства.
- Положения, которые запрещают руководителю предприятия возместить сотрудникам растраты, понесенные в ходе выполнения трудовых обязательств.
Отсюда следует, что руководитель предприятия может сам создать правила определения необлагаемых компенсационных выплат для сотрудников, использующих личный автомобиль в служебных целях, предусмотрев самостоятельно их размер.
Если для работы сотрудники предприятия используют личные автомобили, то компенсации за это не облагаются налогом, но при следующих условиях:
- использование транспорта и компенсация письменно зафиксированы (составляется отдельное соглашение или это предусматривает трудовой договор);
- работники предоставили документы на авто (свидетельство о регистрации, ПТС);
- организацией оформляются маршрутные листы.
Когда необходим путевой лист?
Многие бухгалтеры задают вопрос: «Необходим ли путевой лист при компенсационных выплатах за эксплуатацию собственного транспортного средства?». При этом всем известно, что такой лист принуждает заполнять Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», запрещающий перевозки багажа, груза, пассажиров общественным транспортом (автобусы, троллейбусы, трамваи), легковыми и грузовыми машинами без составленного путевого листа на надлежащий транспорт, как в приказе об использовании служебного автомобиля в личных целях. Путевой лист входит в перечень необходимых документов для эксплуатации автомобиля, принадлежащего юридическому лицу.
Что говорит нам транспортное законодательство об этом? Без путевого листа не обойдутся учреждения и предприятия, использующие транспортные средства для перевозок пассажиров и грузов. Если автомобиль эксплуатируется лицом для собственных нужд, то необходимости в составлении такого листа нет, как это предполагается в вышеуказанных нормативных актах для юридических лиц и предпринимателей, использующих транспортные средства.
Когда могут выписать штраф за путевой лист
Отсутствие путевого листа у водителя грозит штрафом за административное нарушение. Также получить штраф можно в следующих случаях:
- за неправильно оформленный путевой лист (отсутствие каких-либо сведений);
- за то, что затраты на ГМС не подтверждаются путевками;
- за отсутствие предрейсового медосмотра водителя и выпуск на линию (в том числе и за то, что дата осмотра, подпись и штамп медработника, осуществляющего медосмотр, не указаны в путевом листе);
- за отсутствие информации о техническом осмотре авто (не указана дата последнего осмотра и/или нет подписи лица, контролирующего состояние автомобиля).
Проверить путевой лист может не только ГИБДД, но так же Трудовая инспекция и ФНС. Инспекция труда проверяет соблюдение режима труда и отдыха водителей. Налоговая же проверяет правильность учета затрат при расчете налога на прибыль. В целом, каждая из перечисленных организаций может оштрафовать за отсутствие путевки, но за движение без путевого листа непосредственно во время поездки можно получить штраф только от ГИБДД.
Новые правила по заполнению путевых листов в 2021 году
Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу — неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.
Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:
- снять опознавательный фонарь с крыши;
- передвигаться только в общем потоке;
- не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
- при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.
Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.