Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляется дубликат документа. Потеряли документы? Оформляем дубликаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В отличие от копии, дубликат выдается только в случае утраты или физического уничтожения оригинала. Это первое отличие. Второе отличие — наличие иного порядкового номера и серии. Третье отличие — на дубликате стоит отметка, сделанная путем оттиска специального с надписью: «Дубликат». Четвертое, и, пожалуй, самое главное отличие, заключается в том, что дублирующий документ обладает юридической силой, равной оригиналу, а копия — нет.
В чем разница между дубликатом и копией документа
Копия — это просто буквальное воспроизведение оригинала с помощью копировального аппарата, сканера или от руки. У копии, естественно, будут те же серия и номер, что у оригинала.
Конечно, копия документа в некоторых случаях тоже может иметь юридическую силу. Для этого она должна быть соответствующим образом заверена и иметь необходимую отметку.
Дубликат полностью заменяет деловую бумагу, выданную раннее. При этом важно иметь в виду, что все иные версии документа, оформленные ранее, после выдачи дубликата, теряют свою юридическую силу и становятся недействительными (в случае, если они обнаружатся).
Как правильно оформить дубликат договора подряда
Свободное поле должно быть светлым или иметь незначительный фон, не затемняющий изображения. Изготовление и оформление дубликатов вручную должно проводиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2.
Требования к дубликатам и копиям документов 4.3. Для машинограммы, являющейся дубликатом (копией), проставляют слово «Дубликат» («Копия») в правом верхнем углу над кодом формы документа. Для дубликатов и копий допускается применять обозначения, принятые в п.4.2.
Документы на машинных носителях и машинограммы выдаются организациям-пользователям в виде дубликатов и копий только при наличии запроса, оформленного в установленном порядке. 5. Оформление дубликата трудовой книжки На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).
Когда «надлежащее» заверение не обязательно
Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требовани еп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 . Хотя из текста закона это совсем не следуе тст. 91 Закона об АО .
Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.
Потеряли документы? оформляем дубликаты
Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп.
«г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности.
Как оформляется дубликат документа
. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.
В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Что делать, если документы на квартиру украдены?
В таком случае необходимо обратиться в полицию с заявлением о краже. После этого следует подать заявление об утере документов в территориальное подразделение Росреестра (если стали собственником после
Какие документы могут потребовать дубликаты
В процессе жизни каждому из нас иногда приходится столкнуться с ситуацией, когда необходимо предоставить дубликаты документов. Это может быть связано с утерей, уничтожением, повреждением или устареванием оригиналов.
Вот список документов, которые могут потребовать наличие дубликатов:
- Паспорт гражданина России — если ваш паспорт утерян или украден, требуется получить дубликат у паспортного стола.
- Документы об образовании — если вы потеряли оригинал аттестата или диплома, необходимо обратиться в учебное заведение, где вы его получили, для получения дубликата.
- Свидетельство о рождении — если свидетельство о рождении потеряно или повреждено, необходимо обратиться в ЗАГС для получения дубликата.
- Свидетельство о браке или разводе — если эти документы потеряны, уничтожены или повреждены, требуется обратиться в ЗАГС.
- Водительские права — если ваша водительская лицензия потеряна или украдена, необходимо обратиться в ГИБДД для получения дубликата.
Оформление дубликата документа
Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, — в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации.
Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись. Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 — причины этого увольняя.
Эти данные вносятся только в том случае, если они есть в тех бумагах, которые предоставил сотрудник. В графе 4 дается информация о номер приказа, которым был оформлен прием на работу или увольнение.
Внимание
Особенности оформления дубликатов Оформление дубликата зависит от причин, которыми вызвана необходимость его получения сотрудником. Например, если книжка была порвана или обгорела, то данные из нее просто переписывают в дубликат.
В случае отсутствия необходимой информации в архиве, сотруднику надлежит обратиться в судебные органы с соответствующим заявлением. Например, о подтверждении времени работы в той или иной компании. Важно еще до обращения в суд выяснить, была ли организация ликвидирована или реорганизована. В последнем случае за всей необходимой информацией нужно обращаться к правопреемнику реорганизованной компании.
Подлинники деловых бумаг, подтверждающих стаж работы в других организациях, необходимо вернуть сотруднику после снятия с них копий. Копии необходимо заверить. Заверяющая надпись должна содержать соответствующие реквизиты, слово «Верно», должность и ФИО лица, удостоверившего копию, расшифровку подписи, дату заверения.
Как оформляют дубликат После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки.
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 1
ВЫДАЕМ, ЗАВЕРЯЕМ И ПРОВЕРЯЕМ КОПИИ, ДУБЛИКАТЫ И ПОДЛИННИКИ
В материале рассказывается, чем отличаются друг от друга различным образом воспроизведенные документы. Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации.
Разбираемся в терминах
Мы часто употребляем такие слова, как «копия документа», «дубликат», «подлинный документ», причем не всегда правильно. А ведь каждое из этих слов имеет единственное значение, и в делопроизводстве это особенно важно.
Словарь кадрового делопроизводства. Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа.
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа.
Проще всего делопроизводителю обратиться к формулировкам ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). Документ признан национальным стандартом со дня вступления в силу Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании».
В соответствии с п. 29 ГОСТ Р 51141-98 копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Копией считается ксерокопия, в т. ч. выполненная на цветном принтере, сколь угодно точно воспроизводящая подлинный документ.
Существует такое понятие, как «заверенная копия». Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Так что вполне может получиться, что написанный от руки документ, внешне не очень похожий на подлинный, но обладающий необходимыми в конкретном случае реквизитами, имеет юридическую силу, в отличие от распечатанной цветной копии.
Не следует путать заверенную копию с дубликатом документа. Дубликат — это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
В делопроизводстве встречается ошибка, когда документ существует в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу, а кадровик считает один из этих экземпляров подлинным, а все остальные — копиями. Чаще всего в нескольких экземплярах исполняются договоры и другие соглашения. Они традиционно должны создаваться в таком количестве экземпляров, чтобы по одному экземпляру было у каждой из сторон, а иногда еще один экземпляр для регистрирующего или контролирующего органа. Так, трудовой договор создается сразу в двух экземплярах — для работника и работодателя. В самом документе непременно должно быть указание на то, какое количество экземпляров документа, обладающих равной юридической силой, существует.
Выдача копий
Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Порядок выдачи регулируется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (ред. от 08.12.2003). Мы видим, что отдел кадров любой организации может столкнуться с необходимостью выдать копию обратившемуся работнику.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Следует знать, что сведения, касающиеся других работников, особенно их персональные данные, надо охранять в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 27.07.2010). Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то следует сделать выписку из документа.
Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в аналогичном порядке.
Заверение копий
Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» утвердило Унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Этот ГОСТ регулирует правила делопроизводства при заверении копий.
При утрате в обязательном порядке восстанавливать нужно только правоустанавливающие документы (договор купли-продажи, договор долевого участия и т. д.). Правоподтверждающие документы могут понадобиться только для проведения сделки, в других случаях восстанавливать их не нужно. Информация в выписке из ЕГРН актуальна лишь на момент ее выдачи, поэтому заказывать выписку на замену утраченной, если ее сейчас не нужно кому-то предъявлять (покупателю при совершении сделки, банку при рефинансировании ипотеки), не следует. Утраченное свидетельство о собственности на недвижимость не восстановят, их перестали выдавать с 15 июля 2016 года. После этой даты единственным правоподтверждающим документом стала выписка из ЕГРП. Поэтому вместо потерянного свидетельства собственнику выдадут выписку из ЕГРН.
Выдача нотариусом дубликата удаленно через Госуслуги
В настоящее время некоторые нотариальные услуги можно получить удаленно на сайте Федеральной нотариальной палаты. Чтобы ими воспользоваться нужно авторизоваться через Госуслуги.
Удаленно нотариус поможет:
- Передать электронные документы организации или другому гражданину;
- Получить выписку из реестра уведомлений о залоге движимого имущества;
- Подтвердить верность перевода;
- Провести осмотр доказательств в интернете;
- Выдать исполнительную надпись;
- Изменить формат электронного документа с сохранением юридической силы;
- Принять на депозит или депонирование деньги;
- Принять на хранение электронные документы.
Получение дубликатов нотариальных документов в перечне услуг, которые можно получить через Госуслуги, отсутствует. А значит для получения дубликата придется обратиться в нотариальную контору лично, либо через представителя. А в случае с получением дубликата завещания — только лично.
Как оформляется дубликат документа
. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.
В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Порядок восстановления документов
- Основное правило восстановления любого документа – обратиться в учреждение, которое его выдавало. Бывает так, что организация-автор документа прекратила свое существование. Тогда необходимо узнать, кто является преемником архивов этой конторы, и обратиться напрямую к ним.
- Прежде всего, определитесь — вам нужен дубликат или достаточно заверенной копии. В большинстве случаев необходимо предоставить дубликат документа.
- Для начала переберите имеющиеся документы – возможно, у вас осталась обычная копия документа. Это существенно облегчит жизнь и вам, и возможно организации, которая выдавала документ;
- Оплатите государственную пошлину за выдачу дубликата (размер уточняйте в управлении Росреестра);
- Обратитесь с паспортом и заявлением о выдаче дубликата в уполномоченный орган;
- В установленный срок заберите готовый документ.
Что делать, если документы были утеряны?
Утерянные документы на недвижимое имущество необходимо восстановить. При этом причина утери не имеет значения — сгорели документы на дом и землю, были они украдены, испортились или просто собственник их потерял, восстановить их в любом случае можно.
Фактически документы не восстанавливаются, тем более что после пожара или порчи это физически невозможно. Владельцу выдается дубликат, заверенный печатью ответственного органа.
Иногда можно обойтись и без восстановления. Например, можно обойтись без утерянного свидетельства о регистрации права собственности, даже если владелец намерен продать объект недвижимости. При совершении сделки купли-продажи необходимо получить «свежую» выписку из ЕГРН, подтверждающую право собственности продавца.
Восстановить водительское удостоверение
В районное ГИБДД нужно идти за восстановлением водительских прав. К заявлению приложить медицинскую справку о состоянии здоровья, две фотографии 3,5х4,5 и экзаменационную карточку водителя. Чтобы восстановить свидетельство о регистрации транспортного средства можно обратиться в территориальное подразделение МРЭО, которое выдавало утерянный документ.
- 18.08.2005, 14:30 #2 Насколько я Вас правильно поняла, сторонняя организация просит сделать Дубликат договора, он отличается от копии. Копия- это ксерокопия вашего договора, заверенная Вашей организацией, а Дубликат-то, что Вы снова распечатаете, поставите печать, подпишете, и отдадите организации, а она в свою очередь тоже подпишет и поставит печать. Вот в этом и есть разница, я думаю. Вверх ▲
- 18.08.2005, 15:00 #3 Аноним, в общем-то вы соверешнно правы.
В случае отсутствия необходимой информации в архиве, сотруднику надлежит обратиться в судебные органы с соответствующим заявлением. Например, о подтверждении времени работы в той или иной компании. Важно еще до обращения в суд выяснить, была ли организация ликвидирована или реорганизована. В последнем случае за всей необходимой информацией нужно обращаться к правопреемнику реорганизованной компании.
Подлинники деловых бумаг, подтверждающих стаж работы в других организациях, необходимо вернуть сотруднику после снятия с них копий. Копии необходимо заверить. Заверяющая надпись должна содержать соответствующие реквизиты, слово «Верно», должность и ФИО лица, удостоверившего копию, расшифровку подписи, дату заверения.
Как оформляют дубликат После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки.
, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…» , для выдачи работника мст. 62 ТК РФ , участника мп. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе)п. 2 ст. 35 , п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?