Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочная справка – образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выдать справку может любой сотрудник, имеющий доступ к соответствующим кадровым документам. Но руководитель должен дать распоряжение. Как правило, это делает сотрудник кадровой службы или секретарь. Оформить документ необходимо в течение 3 дней с момента получения письменного запроса от сотрудника.
Справка с работы о командировке
Каждый руководитель должен выдавать своим сотрудникам документы, которые имеют непосредственное отношение к их трудовой деятельности. Это его обязанность, и игнорировать её он не должен. Об этом сказано в ст. 62 ТК РФ. Срок исполнения требования – 3 дня.
Но для этого сотрудник должен подать письменный запрос на имя руководителя. Документ должен быть зарегистрирован в качестве входящего документа. Если работодатель не исполнит требование в течение указанного срока, на него можно пожаловаться в соответствующую инстанцию.
Справка о командировке с места работы может понадобиться:
- суду для того, чтобы подтвердить уважительную причину отсутствия на заседании. Рассматриваться может любое дело. Также она поможет восстановить течение срока давности для подачи иска или прочих процессуальных документов;
- при обращении в государственные или муниципальные органы за конкретной услугой, для которой установлен конкретный срок обращения. Например, у работника известна дата бракосочетания, но руководство отправляет его в этот день в служебную поездку. При наличии справки дату регистрации могут перенести на ближайшую календарную дату;
- по месту учёбы. Например, сотрудник обучается на заочном отделении, и уже известны даты сессии. Но в этот период его отправляют в командировку. Это будет уважительной причиной для пропуска экзамена или зачёта и для переноса его на другой день без образования академической задолженности;
- для получения визы для въезда в другую страну;
- управляющей компании для перерасчёта платы за коммунальные услуги. Например, в квартире нет ИПУ, и начисление ресурсов осуществляется по соцнормам. При наличии справки в период отсутствия плата за эти ресурсы будет пересчитана, так как не было их фактического потребления;
- в иные инстанции.
Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?
Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:
- приказ о направлении в командировку;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).
В приказе о направлении в командировку необходимо указать:
- ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
- подразделение (отдел) к которому от относится;
- место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
- длительность командировки (с конкретными датами);
- основание для командировки.
Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.
Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.
Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.
Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:
- заграничным представительствам организации;
- при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
- если командировка длится в рамках одного рабочего дня.
Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:
- оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
- получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
- в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
- хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.
Где получить справку о командировке
Любой документ, касающийся официальной трудовой деятельности должен быть получен сотрудником по месту занятости.
Обычно выдачей подобных справок занимаются сотрудники отдела кадров предприятия. Документ обязаны оформить в течение 3 дней с даты обращения работника. Бумага должна быть подписана нанимателем и заверена печатью учреждения. Информация, занесенная в справку является персональными данными сотрудника, а потому:
- только сотрудник имеет право на свободный доступ к документу (получить готовую справку сможет либо он сам лично, либо его доверенное лицо с оформленной и заверенной доверенностью);
- сведения, содержащиеся в документе, не могут быть переданы третьим лицам и сторонним организациям без согласия сотрудника;
- лица, имеющие доступ к сведениям, будут привлечены к ответственности за их разглашение.
Образец отчёта о командировке
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).
Основной блок – собственно отчет, куда включается:
- его период (дата начала и окончания);
- основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
- цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
- результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.
По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.
Каков порядок определения времени пребывания в РФ?
Чтобы определить статус работника (резидент или нерезидент), необходимо:
1) отсчитать от даты получения дохода 12 месяцев, так как налоговый статус физического лица – получателя дохода определяется налоговым агентом, от которого физическое лицо получает соответствующий доход, на каждую дату его выплаты;
Обратите внимание :
Отсчитанные 12 месяцев являются расчетным периодом. Он может совпадать с календарным годом или приходиться на разные годы, то есть начинаться в одном и заканчиваться в другом календарном году. Главное, чтобы 12 месяцев шли последовательно друг за другом. Например, расчетным периодом может быть период с 05.06.2017 по 04.06.2018.
2) посчитать количество дней, когда физическое лицо находилось на территории РФ в течение предыдущих 12 месяцев. Время нахождения на территории РФ рассчитывается в календарных днях. Необязательно, чтобы эти дни непрерывно следовали друг за другом (п. 2 ст. 207 НК РФ).
При определении налогового статуса имеют значение фактические дни нахождения физического лица в РФ, то есть учитываются все дни, когда оно находилось на территории РФ. Таким образом, в расчет времени нахождения лица на территории РФ включаются:
-
дни приезда лица в РФ и дни его отъезда из РФ (письма Минфина РФ от 15.02.2017 № 03-04-05/8334, ФНС РФ от 24.04.2015 № ОА-3-17/1702@);
-
время, когда человек находился за границей для краткосрочного лечения или обучения. Под краткосрочным понимается лечение (обучение) за границей менее шести месяцев. Ограничения по возрасту, видам учебных заведений, лечебных учреждений, заболеваний, перечню зарубежных стран отсутствуют.
С какой целью может потребоваться?
Процесс оформления командировки сопровождается заполнением ряда документов, не оставляющих у нанимателя вопросов о том, куда и с какой целью уезжал работник.
Для подтверждения обычно требуются только проездные билеты и квитанции с гостиницы или другого временного места жительства (съемная комната, квартира и т. д.).
Таким образом, справка о командировке нужна для предъявления не работодателю, а другой организации.
Где может потребоваться такой документ?
Главная цель этой справки – официальное подтверждение факта отсутствия в населенном пункте по уважительной причине. Ситуаций, в которых может потребоваться подобный документ, множество.
Ниже подробно рассмотрены возможные варианты.
Справка о командировке — правила составления
Первоначально необходимо обратить внимание на важный аспект. Справка о нахождении в командировке может быть выдана только командированному работнику. Указываемая в ней информация не может выдаваться другим организациям или лицам.
Образец справки о командировке не имеет стандартной формы и составляется в произвольном порядке. Однако для того, чтобы документ обладал юридической силой, необходимо обратить внимание на обязательные к заполнению аспекты:
- название данной справки;
- данные о том, кому она предоставляется;
- дата и место заполнения формы;
- информация, подтверждающая место работы сотрудника;
- подтверждение, что в указанный период времени сотрудник находился или будет находиться в служебной поездке по распоряжению руководства;
- подпись руководителя и обязательно печать организации.
Если командирование осуществлялось за границу или предполагало длительный период, то может быть указано и место, где находился сотрудник. При составлении не указывается, с какой целью работник бал назначен в поездку, его доход или должность. Данный образец документации является лишь подтверждением факта отсутствия, а не отчетностью.
Составляется документ обычно в печатном виде, однако допускается и рукописный вариант. При правильном оформлении они имеют одинаковую юридическую силу. На практике такое подтверждение требуется не часто, обычно предоставляются иные формы документации — проездные билеты, копия приказа о назначении, копия служебного задания, если оно оформлялось.
В каких случаях оформляется?
Справка о пребывании в служебной поездке выдается руководством предприятия (организации), на котором трудоустроен работник, и выдается последнему при необходимости по его ходатайству.
Сотруднику представленная бумага может потребоваться в следующих ситуациях:
- Для предоставления в судебные органы. Если лицо, направленное в командировку, является участником (стороной) судебного процесса, и дата слушания совпадает с днями пребывания в служебной поездке, он может предоставить в суд соответствующую справку с прошением о переносе заседания. В некоторых случая суду могут потребоваться дополнительные подтверждающие документы, например, проездные билеты к месту командировки и обратно и т.п.
- Для расчета пенсии по смешанному типу. Представленная ситуация имеет отношение лишь к работникам регионов, приравниваемых к условиям Крайнего Севера при поездках на выполнение служебного задания на Крайний Север. На основании предоставленной справки пенсионное обеспечение будет рассчитываться по увеличенной ставке.
- Для подтверждения уважительности причины отсутствия на сессии в высшем учебном заведении. Имеет отношение к работникам, которые совмещают учебу и работу. При подаче в вуз представленной справки можно просить о переносе дат сдачи экзаменов на более ранние или поздние.
- Для уменьшения срока между подачей заявления в органы ЗАГС на бракосочетание и самого процесса. В случае, когда жених и невеста запланировали роспись на конкретную дату, но одного из них на соответствующий период направляют в командировку, можно предоставить представленный документ сотрудникам ЗАГСа с целью переноса даты росписи на более раннюю или позднюю.
- Для предоставления в органы полиции. Представленные органы могут потребовать справку о командировке, если лицо, направленное в служебную поездку, имеет условный срок осуждения или является условно досрочно освобожденным, поскольку такие категории граждан пребывают на специальном контроле правоохранительных органов и не имеют права покидать место проживания без уважительных причин и уведомления участкового.
- В компанию, занимающейся управлением в многоквартирном доме. При длительных поездках, особенно заграничных, командированные граждане имеют право требовать перерасчета квитанций по оплате коммунальных платежей в связи с продолжительным отсутствием по постоянному месту проживания. Для изменения счетов необходимо предоставить документальное подтверждение нахождения длительного промежутка времени вне дома.
Если работнику требуется представленная справка для предоставления в несколько мест, в шапке документа может быть указано обозначение «по требованию», однако следует учитывать, что ряд государственных органов (особенно суд) не принимает справку о командировке в виде копии или без указания учреждения, в которое она предоставляется.
Справка о длительной командировке
Продолжительность командировки определяется руководством компании, исходя из необходимости проведения служебного задания и выполнения прочих поручений. Но она не может быть бессрочной. Руководство обязано определить срок пребывания сотрудника в другом городе или регионе.
То есть можно направить работника в командировку на определённый срок, чтобы он выполнил конкретное задание. Если возникает необходимость продления, то руководство имеет на это право. Но рекомендуется вернуть сотрудника из такой поездки по месту его основной работы, через некоторое время снова отправить его в поездку.
Для этого необходимо:
- снова издать приказ;
- ознакомить с ним работника;
- выдать суточные или аванс для трат;
- отправить в поездку.
При направлении в поездку иностранного гражданина необходимо убедиться в том, что он имеет разрешение на работу именно в том регионе, куда его направляют. Если такое отсутствует или у него нет патента, то срок поездки не может превышать 10 дней.
То есть руководство самостоятельно определяет продолжительность поездки, исходя из тех объёмов, которые ставятся в задачу уезжающему. Но срок поездки должен быть определён в приказе. От этого рассчитываются командировочные и прочие траты. Приказ не может быть с «открытой датой». Если возникнет необходимость продления, то издаётся новый приказ, в котором снова будет указан конкретный период. Дата отъезда и дата приезда должны быть известны работнику заранее.
Особенности документа
Подобная справка представляет собой официальный документ, подтверждающий, что работник в определенные даты был командирован руководителем своей организации для исполнения обязанностей в другой местности.
Причины, по которым сотрудник может быть направлен в командировку, нигде не зафиксированы. Они определяются производственной необходимостью и финансовыми возможностями организации-работодателя.
Командировка сопровождается оформлением целого ряда документов, среди которых могут быть:
- уведомление о направлении в командировку (служебная записка, поручение и т. д.) с письменным согласием работника;
- приказ или распоряжение о командировке;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке и т. д.
То есть для работодателя очевидно, где во время командировки находился его работник. За ним на весь этот период сохранялось место работы и средняя заплата.
Поэтому для работодателя могут потребоваться только дорожные документы и подтверждение проживания в гостинице или в арендованной квартире.
Справка же о командировке требуется работнику для ее предъявления не по месту работы, а в иной организации.
Например, в учебном заведении, управляющей компании, государственном учреждении и т. д. Случаев, когда потребуется подтвердить факт отсутствия в определенном незаселенном пункте, существует довольно много.
Представить справку необходимо, в зависимости от ситуации, до начала командировки или после ее завершения.
Например, подтвердить нахождение в командировке может потребоваться:
- в учебное заведение (ВПО или СПО) для объяснения отсутствия на занятиях или на экзаменах;
- в органы ЗАГС для ускорения регистрации брака;
- в суд для обоснования отсутствия на рассмотрении дела;
- в управляющую компанию для перерасчета коммунальных платежей и т.д.
Где получить справку о командировке
Любой документ, касающийся официальной трудовой деятельности должен быть получен сотрудником по месту занятости.
Обычно выдачей подобных справок занимаются сотрудники отдела кадров предприятия. Документ обязаны оформить в течение 3 дней с даты обращения работника. Бумага должна быть подписана нанимателем и заверена печатью учреждения. Информация, занесенная в справку является персональными данными сотрудника, а потому:
- только сотрудник имеет право на свободный доступ к документу (получить готовую справку сможет либо он сам лично, либо его доверенное лицо с оформленной и заверенной доверенностью);
- сведения, содержащиеся в документе, не могут быть переданы третьим лицам и сторонним организациям без согласия сотрудника;
- лица, имеющие доступ к сведениям, будут привлечены к ответственности за их разглашение.
Справка с работы о командировке
Каждый руководитель должен выдавать своим сотрудникам документы, которые имеют непосредственное отношение к их трудовой деятельности. Это его обязанность, и игнорировать её он не должен. Об этом сказано в ст. 62 ТК РФ. Срок исполнения требования – 3 дня.
Но для этого сотрудник должен подать письменный запрос на имя руководителя. Документ должен быть зарегистрирован в качестве входящего документа. Если работодатель не исполнит требование в течение указанного срока, на него можно пожаловаться в соответствующую инстанцию.
Справка о командировке с места работы может понадобиться:
- суду для того, чтобы подтвердить уважительную причину отсутствия на заседании. Рассматриваться может любое дело. Также она поможет восстановить течение срока давности для подачи иска или прочих процессуальных документов;
- при обращении в государственные или муниципальные органы за конкретной услугой, для которой установлен конкретный срок обращения. Например, у работника известна дата бракосочетания, но руководство отправляет его в этот день в служебную поездку. При наличии справки дату регистрации могут перенести на ближайшую календарную дату;
- по месту учёбы. Например, сотрудник обучается на заочном отделении, и уже известны даты сессии. Но в этот период его отправляют в командировку. Это будет уважительной причиной для пропуска экзамена или зачёта и для переноса его на другой день без образования академической задолженности;
- для получения визы для въезда в другую страну;
- управляющей компании для перерасчёта платы за коммунальные услуги. Например, в квартире нет ИПУ, и начисление ресурсов осуществляется по соцнормам. При наличии справки в период отсутствия плата за эти ресурсы будет пересчитана, так как не было их фактического потребления;
- в иные инстанции.
Справка может быть подготовлена только на основании приказа о направлении конкретного сотрудника в служебную поездку, поэтому сведения в ней указываются точные и достоверные. Тот орган, который принял документ, может потребовать проверки его подлинности, поэтому справка должна быть зарегистрирована в соответствующем журнале в качестве исходящей документации.
Рекомендуется сказать ответственному сотруднику, который будет оформлять справку, для каких целей она требуется. Это необходимо для того, чтобы точно указать причину получения. Некоторые просто пишут «по месту требования», не интересуясь причиной. Но для суда, например, рекомендуется точное указание. Это не даст лишнего повода усомниться в подлинности документа.
Справка расчет по командировке
Пока работник находится в командировке, работодатель выплачивает ему суточные. Они необходимы для удовлетворения естественных потребностей человека: в еде, жилье и прочем. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в другом месте, отличном от места работы. Оплачиваются не только будни, но выходные и праздничные дни, а также день отъезда и день приезда.
Унифицированной формы справки для расчёта суточных не предусмотрено, работодатель имеет право самостоятельно её разработать. Лучше, если она будет оформляться на фирменном бланке предприятия. Но если такового нет, то нужно указать:
- полное название юридического лица;
- его юридический адрес;
- ИНН, КПП и ОКТМО;
- контактную информацию;
- должность руководителя;
- его ФИО.
Далее даётся расшифровка по оформляемому документу. В частности, нужно указать:
- его название;
- дату составления;
- номер справки по порядку;
- дату составления.
Сама справка состоит из нескольких граф, в каждой из которых необходимо указывать конкретные сведения:
- номер по порядку;
- ФИО человека, которому выплачиваются отпускные. Если в командировку едут сразу несколько человек, то нет необходимости на каждого оформлять свой документ. ФИО идут по порядку, необязательно в алфавитном порядке, можно по должностям по ранжиру;
- табельный номер конкретного сотрудника;
- реквизиты приказа о направлении его в командировку;
- потом указывается наименование расхода. В данном случае это может быть питание, проживание или просто суточные. Рекомендуется указать это в названии документа, тогда не нужно будет выделять лишнюю графу;
- установленный норматив по данной статье расходов. Законом установлен минимальный размер суточных при поездках по территории России в рамках исполнения служебных обязанностей. У работодателя есть право установить больший размер, но меньше он платить не имеет права;
- дату отъезда и дату приезда;
- количество дней поездки;
- конечный итог, который является произведением норматива на количество дней.
Если уезжало несколько человек, то в конце документа нужно подвести общий итог, который будет являться суммой по всем сотрудникам. Подписывает справку главный бухгалтер и руководитель организации. Заверяется она печатью.